پیش‌پرداخت، تحویل و تسویه تعمیر

این صفحه چیست

کار تعمیر تا تحویل «در انتظار پرداخت» است و فاکتورش یک «پیش‌فاکتور» است. در این مدت هر چقدر مشتری بدهد به‌صورت «پیش‌پرداخت» ثبت می‌شود. وقتی کار «آماده» شد، «تحویل و تسویه» حساب را می‌بندد و خودرو را «تحویل شده» می‌کند.

مسیر در منو

«منو ← تعمیرها» (/repairs) ← کار را باز کنید (کشیدن به چپ، «ویرایش») ← «پیش‌پرداخت» یا «تحویل و تسویه».

از پنل: دکمه «راهنما» (علامت سوال) در سربرگ برگه «پیش‌پرداخت» این راهنما را باز می‌کند.

پیش‌نیازها

• «پیش‌پرداخت» و «تحویل و تسویه»: مدیر شعبه، فروشنده و تعمیرکار روی کارهای خودش. حسابدار از فاکتور پیش‌پرداخت و تسویه را انجام می‌دهد، اما تحویل خودرو ثبت نمی‌کند.
• «پیش‌پرداخت» تا پیش از وضعیت «آماده» هست و «تحویل و تسویه» فقط در وضعیت «آماده».

گام به گام

پیش‌پرداخت

1. کار را باز کنید. وضعیت باید «پذیرش»، «در تعمیر» یا «منتظر قطعه» باشد.
2. «پیش‌پرداخت» را بزنید. اگر در فرم تغییری داده باشید، اول ذخیره می‌شود.
3. «مبلغ پیش‌پرداخت» را بزنید، روش پرداخت را انتخاب کنید و «ثبت» را بزنید. کار «در انتظار پرداخت» می‌ماند و کارت «حساب کار» مانده را نشان می‌دهد.

تحویل و تسویه

1. وقتی کار تمام شد، وضعیت را «آماده» کنید.
2. «تحویل و تسویه» را بزنید. پنجره مبلغ باقی‌مانده (مبلغ کار منهای پیش‌پرداخت‌ها) را نشان می‌دهد.
3. روش پرداخت را انتخاب کنید. اگر مشتری همه را نمی‌دهد، «نسیه» را روشن کنید و مبلغ نسیه را بزنید: روش‌های پرداخت و نسیه.
4. اگر پیش‌پرداخت‌ها از مبلغ کار بیشتر باشند، پنجره مبلغی را که به مشتری برمی‌گردد نشان می‌دهد و دکمه «تایید و تسویه» است.
5. دکمه را بزنید. کار «تحویل شده» می‌شود و از شمار کارهای باز خارج می‌شود؛ در فهرست تعمیرها باقی می‌ماند.
6. اگر فاکتور کار پیش‌تر تسویه شده باشد، «تحویل و تسویه» فقط می‌پرسد «ماشین تحویل داده شد؟» و «تایید تحویل» کار را تحویل‌شده می‌کند.

محل دریافت پول

در هر ردیف پرداخت غیرچکی تعمیر، «به حساب شعبه» یا «به حساب تعمیرکار» را با محل واقعی پول تطبیق دهید. با چند تعمیرکار، نام گیرنده را هم انتخاب کنید. فقط تعمیرکار اصلی یا یکی از تعمیرکاران ردیف‌های همین کار گیرنده است. برای تعمیرکار واردشده روی کار خودش، پیش‌فرض حساب خودش است؛ برای مدیر شعبه و فروشنده، حساب شعبه است.

«نقدی»، «کارت‌خوان» و «کارت به کارت» می‌توانند به حساب تعمیرکار باشند. چک همیشه به حساب شعبه است. سرویس معمولی هم همیشه به حساب شعبه است، حتی اگر تعمیرکار انجامش داده باشد.

پول گرفته‌شده توسط تعمیرکار وارد صندوق شعبه نمی‌شود؛ در حساب او می‌آید و با سهم اجرتش تهاتر می‌شود. پورسانت فقط پس از تسویه فاکتور و به نسبت وصول ثبت می‌شود: حساب کارمند.

«اصلاح محل دریافت» در عملیات هر پرداخت، مبلغ را با همان روش و تاریخ به گیرنده درست منتقل می‌کند. مدیر شعبه، حسابدار و فروشنده اصلاح می‌کنند؛ تعمیرکار فقط به حساب خودش و روی کار خودش. پرداخت برگشت‌خورده و چک قابل انتقال نیستند. این اصلاح مبلغ پرداخت‌شده مشتری و پورسانت را عوض نمی‌کند.

کار تازه در وضعیت «آماده» هم از همان فرم تحویل می‌شود. ثبت کار ابتدا انجام می‌شود؛ بستن برگه پرداخت بدون تسویه، آن را «آماده» و در انتظار پرداخت نگه می‌دارد. چنین کاری پیامک پذیرش ندارد؛ پیامک تحویل فقط با ثبت تحویل فرستاده می‌شود.

نکته‌ها و محدودیت‌ها

• پیش‌پرداخت سقف ندارد و می‌تواند از مبلغ کار بیشتر شود. کارت «حساب کار» آن را «اضافه پیش‌پرداخت» نشان می‌دهد.
• پیش‌پرداخت فاکتور را تسویه نمی‌کند، چیزی از انبار کم نمی‌کند و پیامکی نمی‌فرستد.
• هنگام تحویل و تسویه:
  • پیش‌پرداخت‌ها از مبلغ کار کم می‌شوند و باقی پرداخت یا بدهی مشتری می‌شود.
  • اضافه پیش‌پرداخت (غیرچکی) به مشتری برگشت می‌خورد.
  • قطعات کار از انبار کم می‌شوند. اگر موجودی کافی نباشد، تحویل انجام نمی‌شود: اثر سرویس و فاکتور بر موجودی.
  • پیامک تحویل با مبلغ فاکتور یک بار فرستاده می‌شود، اگر هنگام پذیرش تیک پیامک خورده باشد و شرایط پیامک برقرار باشد: پیامک پذیرش و تحویل تعمیر.
• عوض کردن مشتری کاری که پیش‌پرداخت دارد ممکن نیست، مگر پیش‌پرداخت را از فاکتور برگشت بزنید.
• تعمیر عبوری (مشتری بدون عضویت) باید هنگام تحویل کل مبلغ را بپردازد.
• پرداخت بعدی بدهی کار تحویل‌شده از فاکتور آن ثبت می‌شود: ثبت پرداخت و تسویه بدهی مشتری.

خطاها و پیام‌ها

پرسش‌های رایج

پرسش: مشتری وسط کار پول داد، کجا ثبت کنم؟

پاسخ: کار را باز کنید و «پیش‌پرداخت» را بزنید، مبلغ و روش را وارد و «ثبت» را بزنید. پیش‌پرداخت هنگام «تحویل و تسویه» از مبلغ کار کم می‌شود.

پرسش: دکمه «تحویل و تسویه» را نمی‌بینم، چرا؟

پاسخ: این دکمه فقط وقتی هست که وضعیت کار «آماده» باشد و شما مدیر شعبه، فروشنده یا تعمیرکار همان کار باشید. در فرم هم با انتخاب «آماده»، «تحویل و تسویه» در دسترس است.

پرسش: پیش‌پرداخت مشتری بیشتر از مبلغ کار شد، چه می‌شود؟

پاسخ: هنگام «تحویل و تسویه» پنجره می‌گوید چه مبلغی از پیش‌پرداخت به مشتری برمی‌گردد و با «تایید و تسویه» آن مبلغ برگشت ثبت می‌شود. اگر بخشی از پیش‌پرداخت چک باشد، اول آن چک را مسترد کنید.

پرسش: مشتری خودرو را برد ولی پول را بعدا می‌دهد، چطور ثبت کنم؟

پاسخ: در «تحویل و تسویه»، «نسیه» را روشن کنید و مبلغ نسیه را بزنید (یا «کل مبلغ»). کار تحویل‌شده و باقی مبلغ بدهی مشتری می‌شود که بعدا از فاکتور با «ثبت پرداخت» تسویه می‌شود.