ثبت هزینه جدید

این صفحه چیست

هزینه، پولی است که برای اداره کارگاه خرج می‌کنید و کالای انبار نیست: اجاره، حقوق، قبض برق، ملزومات، تعمیر تجهیزات، مالیات و هر خرج دیگر. هر هزینه همان لحظه پرداخت‌شده ثبت می‌شود و از «سود خالص» کم می‌شود. خرید کالا برای انبار را اینجا ثبت نکنید؛ برای آن فاکتور خرید هست.

مسیر در منو

• «منو ← سود و زیان» (/accounting) و دکمه «هزینه جدید»
• «منو ← فاکتورها» (/invoices) و دکمه «هزینه» (روی کامپیوتر «هزینه جدید»)

از پنل: دکمه «راهنما» (علامت سوال) در سربرگ فرم «هزینه جدید» این راهنما را باز می‌کند.

پیش‌نیازها

• نقش «مدیر شعبه» یا «حسابدار».
• روش پرداخت پیش‌فرض فرم از «روش پرداخت پیش‌فرض» در تنظیمات شعبه می‌آید.

گام به گام

1. «هزینه جدید» را بزنید.
2. در «عنوان» یک نام کوتاه بنویسید (اختیاری).
3. «تاریخ» را بررسی کنید. پیش‌فرض امروز است. تاریخ آینده انتخاب نمی‌شود.
4. «مبلغ» را به تومانء وارد کنید.
5. در بخش «پرداخت» روش را انتخاب کنید: «نقدی»، «کارت‌خوان»، «کارت به کارت» یا «چک».
6. اگر «چک» را انتخاب کردید، مشخصات چک را وارد کنید: «شناسه صیادی» (۱۶ رقم) و «تاریخ سررسید» لازم است. ببینید: پرداخت با چک.
7. «دسته» را انتخاب کنید: «سایر»، «اجاره»، «حقوق»، «قبوض»، «ملزومات»، «تعمیرات» یا «مالیات و عوارض». پیش‌فرض «سایر» است.
8. در «توضیح» اگر لازم است یادداشت بنویسید (اختیاری).
9. روی گوشی «ثبت هزینه» و روی کامپیوتر «ثبت» را بزنید.

نکته‌ها و محدودیت‌ها

• هزینه همان لحظه پرداخت‌شده است. نسیه یا پرداخت چندمرحله‌ای ندارد.
• پرداخت «نقدی» از صندوق نقدی و «کارت‌خوان» و «کارت به کارت» از حساب بانکی کم می‌شود و در «خروجی» صندوق روز هزینه می‌آید.
• پرداخت با «چک» یک «چک پرداختی» در صفحه «چک‌ها» می‌سازد. هزینه از روز ثبت در سود و زیان حساب می‌شود، ولی پول روزی از صندوق کم می‌شود که چک پاس شود.
• چک فقط هنگام ثبت هزینه انتخاب می‌شود. هزینه‌ای که با روش دیگری ثبت شده را بعدا نمی‌شود به چک تغییر داد.
• یک شناسه صیادی در هر جهت فقط یک بار ثبت می‌شود، مگر چک قبلی برگشت خورده یا مسترد شده باشد. اگر پیام «چکی با این شناسه صیادی قبلا ثبت شده است» آمد، شناسه را با برگه چک مقایسه کنید.
• اگر فرم را از «سود و زیان» روی روز یا ماه گذشته باز کنید، تاریخ با آخرین روز همان دوره شروع می‌شود.
• ساعت هزینه همان ساعت ثبت است؛ فقط روز را انتخاب می‌کنید.
• اگر روی گوشی فرم پرشده را ببندید، می‌پرسد «تغییرات ذخیره شود؟»: «ذخیره» هزینه را ثبت می‌کند و «خروج بدون ذخیره» آن را دور می‌ریزد.
• هزینه در لیست «فاکتورها» هم با نوع «هزینه» دیده می‌شود. برای اصلاح یا حذف آن ببینید: ویرایش و حذف هزینه.
• طول «عنوان» حداکثر ۲۵۵ و «توضیح» حداکثر ۵۰۰ نویسه است.

پرسش‌های رایج

پرسش: خرید روغن و فیلتر برای انبار را هزینه ثبت کنم؟

پاسخ: نه. خرید کالای انبار را با «فاکتور خرید» ثبت کنید. خرید کالا هزینه نیست و بهای آن هنگام فروش با عنوان «بهای کالای فروخته‌شده» از درآمد کم می‌شود. اگر آن را هزینه هم ثبت کنید، دو بار از سود کم می‌شود. ببینید: ثبت فاکتور خرید.

پرسش: حقوق کارمندان را کجا ثبت کنم؟

پاسخ: با «هزینه جدید» و دسته «حقوق». می‌توانید در «عنوان» نام کارمند یا ماه را بنویسید.

پرسش: اجاره ماه را چطور ثبت کنم که سود روزها خراب نشود؟

پاسخ: اجاره را یک بار با دسته «اجاره» ثبت کنید. هزینه در روز ثبت یک‌جا کم می‌شود، ولی در نمای روزانه «سود عملیاتی» (بدون هزینه‌ها) نشان داده می‌شود و سود خالص را در نمای ماهانه می‌بینید.

پرسش: می‌توانم هزینه‌ای را که با چک داده‌ام ثبت کنم؟

پاسخ: بله. در «پرداخت» روش «چک» را انتخاب کنید و مشخصات چک را وارد کنید. چک به عنوان «چک پرداختی» در صفحه «چک‌ها» ثبت می‌شود و روزی که پاس شد، «پاس شد» را برایش ثبت کنید. ببینید: وضعیت چک‌ها و اثر آن در حساب.

پرسش: فروشنده می‌تواند هزینه ثبت کند؟

پاسخ: نه. ثبت هزینه برای «مدیر شعبه» و «حسابدار» است.

پرسش: هزینه دیروز را امروز یادم آمد. چطور ثبت کنم؟

پاسخ: در فرم «هزینه جدید»، «تاریخ» را روی دیروز بگذارید. هزینه در گزارش همان روز حساب می‌شود.