ویرایش، پرداخت و ابطال فاکتور خرید
فاکتور خرید «در انتظار پرداخت» ویرایش، پرداخت یا حذف می‌شود؛ فاکتور تسویه‌شده فقط «ثبت پرداخت» برای مانده و «ابطال» دارد که کالاها را از انبار برمی‌دارد و پرداخت‌ها را برمی‌گرداند.
- مالک
- انباردار
- حسابدار
آخرین به‌روزرسانی:
در این صفحه
این صفحه چیست
کاری که با یک فاکتور خرید ثبت‌شده می‌شود کرد به وضعیتش بستگی دارد: فاکتور «در انتظار پرداخت» هنوز به انبار و حساب دست نزده و کامل ویرایش یا حذف می‌شود؛ فاکتور تسویه‌شده فقط پرداخت مانده یا ابطال دارد.
مسیر در منو
«منو ← فاکتورها» (/invoices). برای دیدن فقط خریدها، در فیلتر «نوع فاکتور» «خرید» را انتخاب کنید: فیلترها در فهرست‌ها. فاکتورهای یک تامین‌کننده از تامین‌کنندگان هم باز می‌شوند.
پیش‌نیازها
| کار | نقش‌ها |
|---|---|
| ویرایش فاکتور در انتظار، «پرداخت» و «ثبت پرداخت» | «مدیر شعبه»، «انباردار»، «حسابدار» |
| «ابطال»، حذف فاکتور در انتظار و «برگشت پرداخت» | «مدیر شعبه»، «حسابدار» |
«حسابدار» در ویرایش فقط خط‌های موجود را تغییر می‌دهد؛ برگه «انتخاب کالا» برای او خالی است و کالای تازه اضافه نمی‌کند.
وضعیت‌ها
| وضعیت | معنی | دکمه‌ها |
|---|---|---|
| «در انتظار پرداخت» | با «ثبت» ذخیره شده. کالا وارد انبار نشده و بدهی نیست. | «پرداخت»، «ویرایش»، «حذف فاکتور» |
| «مانده ...» | تسویه شده ولی بخشی پرداخت نشده؛ مانده بدهی به تامین‌کننده است. | «ثبت پرداخت»، «ابطال» |
| «پرداخت شده» (در فهرست «تسویه») | کامل پرداخت شده. | «ابطال» |
| «باطل شده» | کالاها از انبار رفته و پرداخت‌ها برگشته‌اند. | ندارد |
همه وضعیت‌های فاکتور: وضعیت فاکتور.
گام به گام
ویرایش فاکتور در انتظار پرداخت
- فاکتور را باز کنید و «ویرایش» را بزنید (در گوشی ردیف را به چپ بکشید).
- تامین‌کننده، «شماره فاکتور فروشنده»، «تاریخ»، کالاها، قیمت‌ها یا «توضیح» را تغییر دهید.
- «ذخیره» را بزنید، یا «پرداخت» تا ذخیره شود و پنجره پرداخت باز شود.
پرداخت فاکتور در انتظار
- فاکتور را باز کنید و «پرداخت» را بزنید.
- روش و مبلغ را وارد کنید یا «نسیه کامل» را بزنید: روش‌های پرداخت و نسیه.
- «ثبت پرداخت» یا «ثبت نسیه» را بزنید. همان لحظه کالاها وارد انبار می‌شوند و مانده بدهی به تامین‌کننده می‌شود.
پرداخت مانده (بدهی به تامین‌کننده)
- فاکتور مانده‌دار را باز کنید. همه مانده‌دارها با «مانده‌دار» در فهرست فاکتورها پیدا می‌شوند.
- «ثبت پرداخت» را بزنید، روش پرداخت و «تاریخ» را انتخاب کنید و «ثبت پرداخت» را بزنید. کل مانده با یک روش پرداخت می‌شود و بدهی تامین‌کننده به همان اندازه کم می‌شود.
جزییات و پرداخت با چک: پرداخت بدهی به تامین‌کننده.
ابطال فاکتور تسویه‌شده
- فاکتور را باز کنید و «ابطال» را بزنید.
- «توضیح» را بنویسید (اجباری) و «تایید» را بزنید. هر کالا با ردیف «ابطال خرید» از انبار کم می‌شود و پرداخت‌ها برمی‌گردند.
حذف فاکتور در انتظار پرداخت
فاکتور را باز کنید، «حذف فاکتور» (سطل) را بزنید، «توضیح» را بنویسید و «تایید» را بزنید. چون کالایی جابه‌جا نشده بود، انبار تغییری نمی‌کند.
نکته‌ها و محدودیت‌ها
- فاکتوری که تسویه شده (کالاهایش وارد انبار شده) دیگر ویرایش نمی‌شود. اگر اشتباه است، آن را باطل کنید و فاکتور درست ثبت کنید.
- ابطال فقط وقتی ممکن است که همه کالاهای فاکتور هنوز در انبار باشند. اگر موجودی یکی از کالاها از تعداد آن در فاکتور کمتر باشد، ابطال انجام نمی‌شود.
- ابطال بهای همان خرید را از میانگین بهای کالا بیرون می‌برد.
- فاکتوری که چک در انتظار دارد تا وصول یا برگشت آن چک باطل نمی‌شود: وضعیت چک‌ها و اثر آن در حساب.
- پرداخت غیرچکی را با «برگشت پرداخت» در خود فاکتور می‌توان برگرداند: برگشت پرداخت. پرداخت با چک فقط با وصول یا برگشت در «چک‌ها» عوض می‌شود.
- فاکتور باطل‌شده در فهرست با برچسب «باطل» می‌ماند و حذف نمی‌شود. قاعده‌های کلی ابطال و حذف: ابطال و حذف فاکتور.
خطاها و پیام‌ها
| پیام | معنی و راه حل |
|---|---|
| «این فاکتور قبلا از انبار کم شده و فقط قابل پرداخت یا ابطال است» | فاکتور تسویه شده و ویرایش نمی‌شود. اگر هیچ کالایی از آن فروخته نشده، ابطال کنید و فاکتور درست ثبت کنید. |
| «بخشی از کالاهای این فاکتور فروخته یا مصرف شده؛ ابطال ممکن نیست» | کالایی از این خرید فروخته یا خارج شده است. برای کالاهای باقی‌مانده «خروج کالا» با دلیل «مرجوعی» بزنید: ورود و خروج کالا. |
پرسش‌های رایج
پرسش: قیمت یک خط فاکتور خرید را اشتباه زدم و پرداخت هم کرده‌ام. چه کنم؟
پاسخ: فاکتور تسویه‌شده ویرایش نمی‌شود. اگر هنوز هیچ کالایی از آن فروخته نشده، فاکتور را «ابطال» کنید و فاکتور درست ثبت کنید. اگر فقط آخرین قیمت خرید کالا اشتباه است، آن را از «تغییر قیمت» درست کنید. تغییر قیمت خرید و فروش
پرسش: بخشی از بدهی پخش را پرداختم. کجا ثبت کنم؟
پاسخ: فاکتور خرید مانده‌دار را باز کنید، «ثبت پرداخت» را بزنید و روش پرداخت را انتخاب کنید. کل مانده فاکتور پرداخت می‌شود؛ پرداخت بخشی از مانده در پنل ممکن نیست. پرداخت بدهی به تامین‌کننده
پرسش: چرا انباردار دکمه «ابطال» را ندارد؟
پاسخ: ابطال فاکتور، حذف فاکتور در انتظار و برگشت پرداخت برای «مدیر شعبه» و «حسابدار» است. انباردار فاکتور خرید ثبت، ویرایش و پرداخت می‌کند ولی باطل نمی‌کند. دسترسی نقش‌ها به کالا و انبار
پرسش: ابطال فاکتور خرید با انبار چه می‌کند؟
پاسخ: همه کالاهای فاکتور با ردیف «ابطال خرید» از انبار کم می‌شوند و پرداخت‌ها برمی‌گردند. اگر بخشی از کالاها فروخته شده باشد، ابطال انجام نمی‌شود.
مرتبط
- ثبت فاکتور خریدفاکتور خرید کالاهایی را که از تامین‌کننده خریدهاید با تعداد و قیمت خرید ثبت می‌کند، پرداخت (نقدی، کارتخوان، کارت به کارت یا چک) را میگیرد، مانده را بدهی به تامین‌کننده می‌کند و کالاها را وارد انبار می‌کند.
- پرداخت بدهی به تامینکنندهبخش پرداختنشده فاکتورهای خرید، بدهی شما به تامین‌کننده است؛ این صفحه میگوید بدهی را کجا ببینید (سود و زیان، تامین‌کنندگان، فاکتورها) و چطور با «ثبت پرداخت» یا چک آن را تسویه کنید.
- ابطال و حذف فاکتورفاکتور فروش یا خرید اشتباه با «ابطال» باطل می‌شود و فاکتور در انتظار پرداخت با «حذف فاکتور»؛ این صفحه اثر هر کدام در انبار، پرداخت‌ها و چک‌ها، توضیح اجباری، محدودیت‌ها و پیام‌ها را توضیح می‌دهد.
- وضعیت فاکتورهر فاکتور یکی از چهار وضعیت «در انتظار پرداخت»، «مانده»، «تسویه» یا «باطل» را دارد؛ این صفحه معنی هر وضعیت، اثر آن در بدهی، انبار و گزارشها و راه رفتن از یک وضعیت به وضعیت دیگر را توضیح می‌دهد.
- اثر سرویس و فاکتور بر موجودیسرویس، فاکتور فروش و فاکتور خرید موجودی را وقتی کم یا زیاد میکنند که تسویه شوند؛ «در انتظار پرداخت» هنوز به انبار دست نمیزند. موجودی هیچوقت منفی نمی‌شود؛ این صفحه میگوید کمبود موجودی کجا جلوی کار را میگیرد و حذف و ابطال با موجودی چه میکنند.