حساب کارمند
حساب هر کارمند با شعبه: مانده، نمودار، خلاصه دوره، صورتحساب، تسویه و مساعده برای همه نقش‌ها، و برای تعمیرکار پورسانت و فهرست کارها.
- مالک
- حسابدار
آخرین به‌روزرسانی:
در این صفحه
این صفحه چیست
هر کارمند، با هر نقشی، با شعبه حساب دارد. مدیر شعبه از این صفحه با او «تسویه» می‌کند یا به او «مساعده» می‌دهد. برای تعمیرکار، پورسانت اجرت و پولی که از مشتری گرفته هم در همین حساب می‌آید و فهرست کارهایش جداست.
مسیر در منو
«منو ← کارمندان» (/staff) ← حساب شخص (/staff/شناسه/account). روی گوشی، زدن ردیف یا کشیدن آن به راست («حساب») حساب را باز می‌کند. روی کامپیوتر مدیر شعبه دکمه «حساب» را در کارت کارمند دارد؛ حسابدار با انتخاب ردیف حساب را باز می‌کند.
کارت‌های «بدهی کارمندان» و «طلب کارمندان» در سود و زیان هم به حساب راه دارند: اگر فقط یک نفر در کارت باشد مستقیم حساب او باز می‌شود، وگرنه «کارمندان».
پیش‌نیازها
- مدیر شعبه و حسابدار حساب کارمندان را می‌بینند. ثبت تسویه، مساعده و ابطال پرداخت فقط با مدیر شعبه است.
- هیچ‌کس با حساب خودش تسویه نمی‌کند. حساب ردیف خودتان را می‌بینید ولی دکمه تسویه ندارد؛ حساب خودتان در حساب من هم هست.
- پورسانت فقط برای نقش «تعمیرکار» است. سهم او در فرم کارمند تعیین می‌شود؛ عدد صحیح از 0 تا 100 اجباری است و صفر یعنی پورسانت ندارد.
گام به گام
دوره
دوره پیش‌فرض ماه جاری شمسی است. در نوار تاریخ، «ماه | روز» نوع دوره را عوض می‌کند: «روز» اگر ماه انتخاب‌شده امروز را دارد به امروز می‌رود و وگرنه به روز اول همان ماه؛ «ماه» به ماه همان روز برمی‌گردد. فلش‌ها روز به روز یا ماه به ماه جابه‌جا می‌کنند و از دوره جاری جلوتر نمی‌روند. زدن خود تاریخ تقویم را باز می‌کند. زدن ستون نمودار هم دوره همان روز یا ماه را باز می‌کند. دوره حداکثر یک سال است.
کارت مانده
جمله بالای کارت می‌گوید چه کسی بدهکار است: «رضا به شعبه بدهکار است»، «شعبه به رضا بدهکار است» یا «حساب تسویه است». عدد بزرگ «مانده حساب تا همین لحظه» است و با عوض کردن دوره تغییر نمی‌کند.
زیر آن مانده دوره می‌آید:
| دوره | عنوان‌ها |
|---|---|
| امروز | «مانده قبل از امروز» |
| یک روز گذشته | «مانده قبل از {روز}» و «مانده پایان {روز}» |
| ماه جاری | «مانده اول {ماه}» |
| یک ماه گذشته | «مانده اول {ماه}» و «مانده پایان {ماه}» |
برای تعمیرکار کنار جمله «پورسانت 70٪ اجرت» (سهم فعلی او) می‌آید.
نمودار و خلاصه دوره
نمودار تعمیرکار «پورسانت روزانه» یا «پورسانت ماهانه» است. نمودار کارمندان دیگر «مبلغ ثبت‌شده روزانه» یا «مبلغ ثبت‌شده ماهانه» است: مبلغ پس از تخفیف سرویس، تعمیر و فروش مستقیمی که او ثبت کرده است.
«خلاصه {دوره}» فقط خط‌هایی را دارد که در دوره عددی دارند. اگر هیچ خطی عدد نداشته باشد، «در این دوره چیزی ثبت نشده است.» می‌آید. خط‌ها و معنی آن‌ها در حساب من آمده است. اینجا «پرداخت {نام} به شعبه» و «پرداخت شعبه به {نام}» به جای «من» نام شخص را دارند و خط تعمیرکار «پول مشتری که خودش گرفت» است.
صورتحساب
«صورتحساب» همه جابه‌جایی‌های حساب در دوره است، تازه‌ترین بالا. بالای فهرست مانده پایان دوره و پایین آن مانده اول دوره است. زیر هر ردیف تاریخ و مانده پس از آن ردیف («مانده بدهی …»، «مانده طلب …» یا «تسویه‌شده») آمده است.
| عنوان ردیف | چیست |
|---|---|
| «پورسانت تعمیر {مشتری}» | سهم تعمیرکار از پولی که مشتری پرداخت کرده است. |
| «کسر پورسانت، برگشت فاکتور» | پورسانتی که با برگشت پرداخت یا ابطال فاکتور برگشته است. |
| «دریافت از مشتری {مشتری}» | پولی که مشتری «به حساب تعمیرکار» داده است. |
| «برگشت دریافت از مشتری» | برگشت همان پول. |
| «پرداخت {نام} به شعبه» | کارمند به شعبه پول داده است. |
| «پرداخت شعبه به {نام}» | شعبه به کارمند پول داده است؛ تسویه یا مساعده. |
| «ابطال پرداخت» | یکی از دو پرداخت بالا باطل شده است. |
علامت مبلغ از طرف کارمند است:
- «+» یعنی شعبه بیشتر به او بدهکار شد یا بدهی او کم شد؛ مثل پورسانت یا پرداخت او به شعبه.
- «−» یعنی بدهی او بیشتر شد یا طلبش کم شد؛ مثل پولی که مشتری مستقیم به او داد، پرداخت شعبه به او یا مساعده.
- ردیف باطل‌شده خط‌خورده است، «باطل شده» دارد و مبلغش در مانده اثری ندارد.
زدن ردیف آن را باز می‌کند:
- ردیف پورسانت یا پول مشتری، فاکتور همان کار را باز می‌کند. روی گوشی کشیدن به راست («فاکتور») هم همین کار را می‌کند.
- ردیف پرداخت یا «ابطال پرداخت»، «جزئیات پرداخت» را کنار فهرست باز می‌کند: مبلغ، «روش پرداخت»، «تاریخ»، «توضیح» و دکمه «ابطال پرداخت». روی گوشی کشیدن به چپ («جزئیات») هم آن را باز می‌کند. ابطال پرداختی که پیش از این دوره ثبت شده، تاریخ ندارد.
- ردیف‌های مانده اول و پایان دوره چیزی باز نمی‌کنند.
پلاک، روش پرداخت و توضیح در خود ردیف نیستند؛ در فاکتور یا «جزئیات پرداخت» آمده‌اند.
کارهای تعمیرکار
برای تعمیرکار زبانه «کارها (n)» کنار «صورتحساب» هست: کارهایی که فاکتورشان در دوره تسویه شده است. ستون‌ها «تاریخ تحویل»، «مشتری»، «اجرت»، «پورسانت»، «دریافت مستقیم» و «وضعیت» هستند. «تاریخ تحویل» تاریخ تسویه فاکتور است. «وضعیت» یکی از «پرداخت شده»، «پرداخت ناقص»، «در انتظار پرداخت» و «باطل شده» است؛ اگر بخشی از پورسانت منتظر بدهی مشتری باشد، «پورسانت منتظر …» با مبلغ آن می‌آید.
روی کامپیوتر زدن ردیف و روی گوشی کشیدن آن به راست («فاکتور») فاکتور کار را باز می‌کند.
فاکتوری که از ردیف «کارها» یا «صورتحساب» باز شود، زیر جمع‌ها خط «پورسانت {نام}» را با مبلغ پورسانت او از همان کار دارد؛ زیر آن درصد سهم («70٪ اجرت») و اگر مشتری هنوز بدهکار است «منتظر پرداخت مشتری …» می‌آید. این خط فقط برای کاری است که فاکتورش در دوره انتخاب‌شده تسویه شده است. همان فاکتور از جای دیگر پنل این خط را ندارد.
پورسانت چطور حساب می‌شود
- پورسانت فقط روی اجرت ردیف‌های تعمیر است؛ قطعات شعبه سهم تعمیرکار ندارند. تخفیف فاکتور به نسبت مبلغ روی همه ردیف‌ها پخش می‌شود و سهم از اجرت پس از این تخفیف حساب می‌شود.
- هر ردیف خدمت می‌تواند تعمیرکار خودش را داشته باشد. «شعبه» یعنی آن ردیف پورسانت ندارد. تعمیرکار اصلی کار، پیش‌فرض ردیف‌های تازه است: پذیرش تعمیر.
- قبل از تسویه فاکتور پورسانتی ثبت نمی‌شود. پس از آن، سهم فقط به نسبت پول وصول‌شده ثبت می‌شود؛ بقیه منتظر پرداخت مشتری است. بدهی مشتری به شعبه است.
- دریافت چک در وصول منظور می‌شود؛ برگشت چک یا برگشت پرداخت سهم ثبت‌شده را هم برمی‌گرداند. ابطال فاکتور پورسانت را برمی‌گرداند.
- درصد سهم هر کار هنگام تسویه فاکتور ثابت می‌شود. تغییر درصد کارمند فقط روی کارهایی اثر دارد که پس از تغییر تسویه می‌شوند؛ کارهای قبلی همان درصد زمان تسویه خود را نگه می‌دارند.
- سرویس معمولی که تعمیرکار انجام دهد، برای شعبه است؛ پورسانت و گردش حساب خودکار ندارد. دستمزد جداگانه بابت این سرویس را هنگام پرداخت از هزینه جدید، با دسته «حقوق» ثبت کنید. نام تعمیرکار و بابت پرداخت را در عنوان یا توضیح بنویسید. این هزینه از سود خالص کم می‌شود و گردش حساب کارمند نمی‌سازد.
- قطعه‌ای که تعمیرکار با پول خودش از بیرون می‌خرد در این حساب ثبت نمی‌شود؛ حساب آن را با مشتری جدا انجام می‌دهد. ردیف دستی «خدمت» اجرت است.
مثلا اجرت 1,000,000 تومانء و قطعه 500,000 تومانء، بدون تخفیف و با سهم 50 درصد: پورسانت کامل 500,000 تومانء است. اگر مشتری همه 1,500,000 تومانء را به تعمیرکار بدهد، او پس از سهم خودش 1,000,000 تومانء به شعبه بدهکار است. اگر همه را شعبه بگیرد، تعمیرکار 500,000 تومانء از شعبه طلب دارد. اگر هنگام تسویه فقط نصف فاکتور وصول شده باشد، فعلا نصف پورسانت ثبت می‌شود.
تسویه
دکمه کارت مانده وقتی مانده صفر نیست «تسویه حساب» است؛ برای تعمیرکار «تسویه با تعمیرکار».
- دکمه را بزنید. پنجره «تسویه با {نام}» باز می‌شود و از روی مانده می‌گوید چه کسی باید به چه کسی بپردازد؛ جهت پرداخت جدا انتخاب نمی‌شود.
- «مبلغ پرداخت» را بنویسید. پیش‌فرض کل مانده است. زیر مبلغ اثر آن می‌آید:
| مبلغ پرداخت | اثر |
|---|---|
| برابر مانده | «حساب تسویه می‌شود». |
| کمتر از مانده | بقیه باقی می‌ماند. |
| پرداخت شعبه بیشتر از طلب کارمند | اضافه، مساعده و بدهی کارمند می‌شود. |
| پرداخت کارمند بیشتر از بدهی او | اضافه، طلب کارمند از شعبه می‌شود. |
- روش را انتخاب کنید: «نقدی»، «کارت‌خوان» یا «کارت به کارت». متن «شعبه با این روش پرداخت می‌کند» یا «شعبه با این روش دریافت می‌کند» جهت واقعی پول را می‌گوید. روش پیش‌فرض از تنظیمات شعبه می‌آید؛ اگر پیش‌فرض چک باشد اینجا «نقدی» است.
- «تاریخ» پیش‌فرض امروز است و روز آینده انتخاب نمی‌شود. «توضیح» اختیاری و تا 500 حرف است.
- «ثبت تسویه» را بزنید.
وقتی کارمند به شعبه بدهکار است، زیر جمله پنجره «پرداخت مساعده» هم هست: فرم را به مساعده (پرداخت شعبه به او) تبدیل می‌کند، مبلغ آن خالی است و «برگشت به تسویه» فرم را برمی‌گرداند.
مساعده
وقتی حساب تسویه است (مانده صفر)، دکمه «مساعده» است. پنجره «مساعده به {نام}» فقط پرداخت شعبه به کارمند را ثبت می‌کند: «مبلغ مساعده» خالی است و باید نوشته شود، و راهی به تسویه ندارد. روش، تاریخ و توضیح مثل تسویه است. با «ثبت مساعده» کارمند به اندازه همان مبلغ به شعبه بدهکار می‌شود و ردیف «پرداخت شعبه به {نام}» در صورتحساب می‌آید.
مبلغ، روش و تاریخ را با جابه‌جایی واقعی پول تطبیق دهید. ثبت حساب به‌تنهایی پول بانکی جابه‌جا نمی‌کند.
ابطال پرداخت
- ردیف پرداخت را در «صورتحساب» بزنید تا «جزئیات پرداخت» باز شود.
- «ابطال پرداخت» را بزنید.
- توضیح را بنویسید (اجباری) و تایید کنید. مبلغ پرداخت به حساب کارمند برمی‌گردد.
پرداخت باطل‌شده و ردیف «ابطال پرداخت» در صورتحساب می‌مانند.
نکته‌ها و محدودیت‌ها
- دستمزد سرویس معمولی را با مساعده ثبت نکنید؛ مساعده بدهی کارمند به شعبه را بیشتر می‌کند. تسویه برای جابه‌جایی پول مانده حساب است و دستمزد تازه ثبت نمی‌کند. یک پرداخت را هم‌زمان به عنوان هزینه و تسویه ثبت نکنید؛ گردش پول دوبار حساب می‌شود.
- پرداخت مشتری «به حساب تعمیرکار» وارد صندوق شعبه نمی‌شود. تسویه و مساعده وارد گردش نقدی یا بانک می‌شوند، اما درآمد تعمیر و پورسانت را دوباره ثبت نمی‌کنند: صندوق.
- دریافت پول مشتری و کسب پورسانت دو گردش جدا هستند؛ محل دریافت را درست انتخاب کنید.
- صورتحساب یک دوره حداکثر 1000 ردیف تازه‌تر را نشان می‌دهد و «این دوره ردیف‌های زیادی دارد؛ فقط جدیدترین ردیف‌ها آمده است.» می‌آید؛ مانده اول آن، مانده قبل از نخستین ردیف نشان‌داده‌شده است. فهرست «کارها» حداکثر 500 کار دارد. برای بررسی کامل دوره کوچک‌تر را انتخاب کنید.
- حذف کارمند یا تغییر نقش او مانده و پورسانت ثبت‌شده‌اش را پاک نمی‌کند. حساب او با نشانی قبلی باز می‌شود و زیر نامش «حذف شده از شعبه» می‌آید. اگر تنها شخص یک کارت مانده در سود و زیان باشد، همان کارت حساب او را باز می‌کند.
- اگر چند نفر در یک کارت مانده باشند، آن کارت «کارمندان» را باز می‌کند؛ شخص حذف‌شده در این فهرست نیست. پیش از حذف، حسابش را تسویه کنید یا نشانی حسابش را نگه دارید.
خطاها و پیام‌ها
| پیام | معنی و کار لازم |
|---|---|
| «این شخص کارمند این شعبه نیست» | کارمند غیرفعال است و هنوز گردشی در حسابش ثبت نشده، یا از شعبه حذف شده است. برای اولین تسویه یا مساعده، اول «حساب فعال» او را در ویرایش کارمند روشن کنید. |
| «بازه گزارش حداکثر یک سال است» | دوره کوتاه‌تری انتخاب کنید. |
پرسش‌های رایج
پرسش: مشتری به کارت‌خوان تعمیرکار پرداخت کرده؛ چرا صندوق شعبه زیاد نشده؟
پاسخ: پرداخت «به حساب تعمیرکار» در حساب او ثبت می‌شود و بدهی او به شعبه را بیشتر می‌کند. وقتی تعمیرکار پول را به شعبه می‌دهد، مدیر شعبه در حساب او «تسویه با تعمیرکار» را با روش واقعی دریافت ثبت می‌کند؛ آن زمان صندوق یا بانک شعبه تغییر می‌کند.
پرسش: به فروشنده‌ام مساعده دادم؛ کجا ثبت کنم؟
پاسخ: «منو ← کارمندان»، حساب او را باز کنید. اگر حسابش تسویه است «مساعده» را بزنید، مبلغ، روش و تاریخ را بنویسید و «ثبت مساعده» را بزنید؛ او به همان اندازه به شعبه بدهکار می‌شود. اگر او به شعبه بدهکار است، «تسویه حساب» و بعد «پرداخت مساعده» را بزنید. اگر شعبه به او بدهکار است، در «تسویه حساب» مبلغی بیشتر از طلب او بنویسید؛ اضافه آن مساعده می‌شود.
پرسش: تسویه فقط باید یک‌جا و آخر ماه باشد؟
پاسخ: نه. هر زمان و با هر مبلغ مثبت می‌شود تسویه ثبت کرد. مبلغ کمتر بخشی از مانده را باقی می‌گذارد؛ مبلغ بیشتر بسته به جهت پرداخت، مساعده یا طلب کارمند می‌شود.
پرسش: چرا دکمه تسویه در حساب خودم نیست؟
پاسخ: هیچ‌کس با حساب خودش تسویه یا مساعده ثبت نمی‌کند. اگر لازم است، مدیر شعبه دیگری این کار را انجام دهد.
پرسش: چرا با عوض کردن ماه، عدد بزرگ مانده عوض نمی‌شود؟
پاسخ: عدد بزرگ مانده حساب تا همین لحظه است. برای حساب یک دوره گذشته، مانده اول و پایان همان دوره زیر آن و «صورتحساب» همان دوره را بخوانید.
مرتبط
- حساب منحساب شخصی شما با شعبه در روز یا ماه انتخابی: مانده، خلاصه دوره، صورتحساب و ثبتهای خودتان؛ برای تعمیرکار پورسانت، پول گرفتهشده از مشتری و فهرست کارها.
- کارمندانفهرست کارکنان شعبه با نقش، وضعیت و مانده حساب هر نفر با شعبه؛ مدیر شعبه کارکنان را مدیریت می‌کند و مدیر شعبه و حسابدار حساب هر نفر را می‌بینند.
- ویرایش، غیرفعال کردن و حذف کارمندبا زدن ردیف هر کارمند در «کارمندان»، مدیر شعبه نام، نقش و «حساب فعال» او را تغییر می‌دهد یا او را از شعبه حذف می‌کند؛ تغییر نقش، غیرفعال کردن و حذف، کارمند را فورا از پنل این شعبه بیرون می‌کند و حذف پیش از انجام یک بار پرسیده می‌شود.
- صفحه سود و زیانصفحه «سود و زیان» درآمد، بهای کالای فروختهشده، هزینهها و سود یک روز یا یک ماه شمسی را همراه با طلب از مشتریان، بدهی به تامینکنندگان، چکهای در جریان، صندوق و سهم هر دسته هزینه نشان می‌دهد.
- پیشپرداخت، تحویل و تسویه تعمیرپول کار تعمیر در دو مرحله گرفته می‌شود: «پیشپرداخت» در طول کار (بدون سقف) و «تحویل و تسویه» در وضعیت «آماده»، که پیشپرداختها را کم می‌کند، باقی را میگیرد یا نسیه می‌کند، قطعات را از انبار کم می‌کند و پیامک تحویل را میفرستد.