پرسش‌های رایج حسابداری و فاکتور

این صفحه چیست

پرسش‌های رایج بخش حسابداری و فاکتور با پاسخ کوتاه. هر پاسخ به صفحه‌ای پیوند دارد که جزئیات کامل آنجاست.

پرسش‌های رایج

کلی

پرسش: از کجا شروع کنم تا حسابداری کارگاهم درست باشد؟

پاسخ: قیمت خرید کالاها را در انبار کامل کنید، خریدها را با «فاکتور خرید» و هزینه‌های جاری مثل اجاره و حقوق را با «هزینه جدید» ثبت کنید. سرویس‌ها و فروش‌ها خودشان فاکتور دارند و «سود و زیان» از همین‌ها ساخته می‌شود. ببینید: حسابداری در سرویس‌بان چطور کار می‌کند.

پرسش: آیا باید برای هر سرویس جداگانه فاکتور بزنم؟

پاسخ: نه. هر سرویس یا تعمیر خودش یک فاکتور فروش شماره‌دار می‌گیرد. «فاکتور فروش» فقط برای فروش کالا یا خدمت بدون پذیرش خودرو است. ببینید: ثبت فاکتور فروش.

پرسش: سرویس‌بان حسابداری دوبل یا کدینگ حساب دارد؟

پاسخ: نه. حسابداری سرویس‌بان ساده است: فاکتور، پرداخت، هزینه، چک و گزارش سود و زیان. سند حسابداری، کدینگ حساب و ترازنامه ندارد. ببینید: حسابداری در سرویس‌بان چطور کار می‌کند.

پرسش: مبلغ‌ها در پنل به تومانء است یا ریال؟

پاسخ: همه مبلغ‌های پنل، فرم‌ها و خروجی اکسل به تومانء است.

پرسش: چاپ فاکتور یا رسید دارد؟

پاسخ: هنوز نه. فعلا از رسید فاکتور روی صفحه عکس بگیرید یا خروجی اکسل بگیرید. ببینید: جزئیات فاکتور و دکمه‌های آن.

سود و زیان و صندوق

پرسش: چرا سود امروز زیاد است ولی سود ماه کم؟

پاسخ: سود روز «سود عملیاتی» است و هزینه‌هایی مثل اجاره و حقوق در آن نیست. سود ماه «سود خالص» است و همه هزینه‌های ثبت‌شده ماه از آن کم شده. ببینید: صفحه سود و زیان.

پرسش: اجاره ماه را ثبت کردم و سود آن روز منفی شد. اشتباه است؟

پاسخ: نه. هزینه در روزی که ثبت شده یک‌جا کم می‌شود و بین روزها تقسیم نمی‌شود. اجاره را یک بار با دسته «اجاره» ثبت کنید و سود خالص را در نمای «ماهانه» دنبال کنید. ببینید: ثبت هزینه جدید.

پرسش: فرق سود ناخالص، سود عملیاتی و سود خالص چیست؟

پاسخ: سود ناخالص درآمد منهای بهای کالای فروخته‌شده است. سود عملیاتی، سود ناخالص منهای ضایعات و کسری شمارش و به‌علاوه اضافه شمارش است. سود خالص، سود عملیاتی منهای هزینه‌هاست. ببینید: معنی هر عدد در سود و زیان.

پرسش: تخفیفی که داده‌ام از سود کم شده؟

پاسخ: بله، فقط یک بار. درآمد بعد از تخفیف حساب می‌شود و خط «تخفیف داده‌شده» فقط برای اطلاع است. ببینید: معنی هر عدد در سود و زیان.

پرسش: چرا سرویس‌های در انتظار پرداخت در درآمد آمده‌اند؟

پاسخ: درآمد بر اساس تاریخ فاکتور است و فاکتور سرویس در انتظار پرداخت هم صادر شده است. پولش هنوز در «صندوق» نیست و مانده‌اش در کارت «در انتظار پرداخت» دیده می‌شود. ببینید: معنی هر عدد در سود و زیان.

پرسش: چرا «طلب از مشتریان» در گزارش روز با فروش نسیه همان روز یکی نیست؟

پاسخ: این کارت کل طلب از مشتریان تا پایان آن روز را نشان می‌دهد، شامل طلب‌های قبل. سرویس‌ها و فاکتورهای در انتظار پرداخت جدا در «در انتظار پرداخت» آمده‌اند. ببینید: صفحه سود و زیان.

پرسش: چرا درآمد امروز با پولی که در صندوق آمده یکی نیست؟

پاسخ: درآمد بر اساس تاریخ فاکتور است و صندوق بر اساس تاریخ پرداخت. فروش نسیه درآمد هست ولی پولش نیامده؛ پرداخت بدهی قدیمی در صندوق امروز می‌آید ولی درآمد امروز نیست. ببینید: صندوق: ورودی و خروجی پول.

پرسش: چرا عدد «نقدی» صندوق با پول کشو یکی نیست؟

پاسخ: صندوق فقط گردش پول نقد در همان روز یا ماه است، نه موجودی کشو. پولی که از قبل در کشو بوده یا بیرون از سرویس‌بان برداشته‌اید در آن نیست. ببینید: صندوق: ورودی و خروجی پول.

پرسش: «خالص گردش» منفی یعنی ضرر کرده‌ام؟

پاسخ: نه. یعنی در آن دوره با آن روش بیشتر پول داده‌اید تا گرفته‌اید، مثلا برای خرید کالا یا اجاره. سود و ضرر در کارت «سود و زیان» است. ببینید: صندوق: ورودی و خروجی پول.

هزینه‌ها

پرسش: خرید روغن و فیلتر برای انبار را هزینه ثبت کنم؟

پاسخ: نه. خرید کالای انبار را با «فاکتور خرید» ثبت کنید. بهای کالا هنگام فروش از درآمد کم می‌شود؛ اگر آن را هزینه هم ثبت کنید، دو بار از سود کم می‌شود. ببینید: ثبت هزینه جدید.

پرسش: حقوق کارمندان را کجا ثبت کنم؟

پاسخ: با «هزینه جدید» و دسته «حقوق». در «عنوان» می‌توانید نام کارمند یا ماه را بنویسید. ببینید: ثبت هزینه جدید.

پرسش: هزینه دیروز را امروز یادم آمد. چطور ثبت کنم؟

پاسخ: در فرم «هزینه جدید»، «تاریخ» را روی دیروز بگذارید. هزینه در گزارش همان روز حساب می‌شود. ببینید: ثبت هزینه جدید.

پرسش: مبلغ هزینه را اشتباه زدم. چطور درستش کنم؟

پاسخ: هزینه را از کارت «هزینه‌ها» در «سود و زیان» یا از «فاکتورها» باز کنید، «مبلغ» را اصلاح کنید و «ذخیره» را بزنید. ببینید: ویرایش و حذف هزینه.

پرسش: چرا مبلغ هزینه قفل است؟

پاسخ: هزینه با چک پرداخت شده و چک هنوز «در انتظار» یا پاس‌شده است. اگر مبلغ اشتباه است، اول برای چک «استرداد» یا «برگشت خورد» ثبت کنید، بعد مبلغ را اصلاح کنید و با «نقدی»، «کارت‌خوان» یا «کارت به کارت» ذخیره کنید. ببینید: ویرایش و حذف هزینه.

پرسش: هزینه را حذف کردم ولی هنوز در لیست فاکتورها هست. چرا؟

پاسخ: فاکتورها پاک نمی‌شوند. فاکتور هزینه حذف‌شده با وضعیت «باطل» می‌ماند و در هیچ جمعی حساب نمی‌شود. ببینید: ویرایش و حذف هزینه.

فاکتورها

پرسش: یک گالن روغن بدون تعویض فروختم. کجا ثبت کنم؟

پاسخ: در «فاکتورها» «فاکتور فروش» را بزنید، کالا را انتخاب کنید و «ثبت و پرداخت» را بزنید. اگر خریدار را نمی‌شناسید، مشتری را خالی بگذارید تا فروش برای «مشتری عبوری» ثبت شود. ببینید: ثبت فاکتور فروش.

پرسش: فرق «ثبت و پرداخت» و «ثبت» چیست؟

پاسخ: «ثبت و پرداخت» فاکتور را همراه پرداخت ثبت می‌کند و کالا همان لحظه از انبار کم می‌شود. «ثبت» فاکتور را «در انتظار پرداخت» نگه می‌دارد؛ نه بدهی حساب می‌شود و نه کالا از انبار کم می‌شود تا آن را تسویه کنید. ببینید: ثبت فاکتور فروش.

پرسش: فرق «مانده‌دار» و «در انتظار پرداخت» چیست؟

پاسخ: «مانده‌دار» فاکتوری است که تسویه شده ولی بخشی از آن نسیه مانده و بدهی است. «در انتظار پرداخت» هنوز تسویه نشده و تا تسویه نشود بدهی حساب نمی‌شود و در «طلب از مشتریان» نمی‌آید. ببینید: وضعیت فاکتور.

پرسش: فاکتوری که تسویه بود دوباره «مانده» شد. چه اتفاقی افتاده؟

پاسخ: یکی از پرداخت‌هایش «برگشت پرداخت» خورده یا چکی که با آن پرداخت شده بود «برگشت خورد» یا «استرداد» شده است. جزئیات آن در بخش «پرداخت‌ها» فاکتور است. ببینید: وضعیت فاکتور.

پرسش: چرا فاکتور دیروز را در لیست نمی‌بینم؟

پاسخ: لیست با فاکتورهای امروز باز می‌شود. در نوار تاریخ «همه» را بزنید یا با «قبلی» یک روز عقب بروید. ببینید: لیست فاکتورها.

پرسش: قیمت یک کالا را در فاکتور اشتباه زده‌ام. چطور عوضش کنم؟

پاسخ: اگر فاکتور «در انتظار پرداخت» است، «ویرایش» را بزنید و «قیمت واحد» را عوض کنید. فاکتور تسویه‌شده یا مانده‌دار ویرایش نمی‌شود؛ آن را ابطال کنید و دوباره ثبت کنید. فاکتور سرویس را از خود سرویس ویرایش کنید. ببینید: ویرایش فاکتور در انتظار پرداخت.

پرسش: فاکتور را اشتباه ثبت کرده‌ام. پاکش کنم؟

پاسخ: فاکتور پاک نمی‌شود. فاکتور فروش یا خرید را «ابطال» کنید (یا اگر در انتظار پرداخت است «حذف فاکتور» را بزنید) و دلیل را بنویسید؛ فاکتور «باطل» می‌شود و در هیچ گزارشی نمی‌آید. فاکتور سرویس با حذف خود سرویس باطل می‌شود. ابطال برگشت ندارد. ببینید: ابطال و حذف فاکتور.

پرسش: چرا دکمه «ابطال» را نمی‌بینم یا ابطال انجام نمی‌شود؟

پاسخ: ابطال فقط برای «مدیر شعبه» و «حسابدار» است و فاکتور سرویس و هزینه ابطال ندارند. فاکتوری که چک «در انتظار» دارد تا وضعیت چک ثبت نشود ابطال نمی‌شود. فاکتور خریدی که بخشی از کالاهایش فروخته شده هم ابطال نمی‌شود. ببینید: ابطال و حذف فاکتور.

پرداخت، نسیه و بدهی

پرسش: مشتری نصف را نقد و نصف را با کارت داد. چطور ثبت کنم؟

پاسخ: در برگه پرداخت «نقدی» را انتخاب کنید، «نسیه» را روشن کنید و نصف دیگر را در «مبلغ نسیه» بنویسید. بعد فاکتور را باز کنید و با «ثبت پرداخت» و «کارت‌خوان» باقی را ثبت کنید. ببینید: روش‌های پرداخت و نسیه.

پرسش: چرا گزینه «نسیه» را نمی‌بینم؟

پاسخ: فروش بدون مشتری یا با مشتری بدون عضویت، سرویس مشتری بدون عضویت و خرید بدون تامین‌کننده باید کامل پرداخت شوند. «ثبت پرداخت» روی فاکتور مانده‌دار و فرم هزینه هم نسیه ندارند. ببینید: روش‌های پرداخت و نسیه.

پرسش: سرویس را با «ثبت» ذخیره کرده‌ام. حالا مشتری پول داد. چه کنم؟

پاسخ: فاکتور را در «فاکتورها» با فیلتر «در انتظار پرداخت» باز کنید، «پرداخت» را بزنید، روش را انتخاب کنید و «ثبت پرداخت» را بزنید. سرویس را از «سرویس‌ها» هم می‌توانید تسویه کنید. ببینید: تسویه فاکتور در انتظار پرداخت.

پرسش: کار تمام شده ولی مشتری فعلا پول نداد. چه کنم؟

پاسخ: تسویه کنید، «نسیه» را روشن کنید، «کل مبلغ» را بزنید و «ثبت نسیه» را بزنید. فاکتور «مانده» می‌شود و مبلغ بدهی مشتری حساب می‌شود. ببینید: تسویه فاکتور در انتظار پرداخت.

پرسش: تاریخ پرداخت تسویه را می‌توانم عقب ببرم؟

پاسخ: نه. تسویه با زمان همان لحظه ثبت می‌شود. اگر پول روز دیگری گرفته شده، با «ثبت نسیه» تسویه کنید و بعد با «ثبت پرداخت» پرداخت را با تاریخ درست ثبت کنید. ببینید: تسویه فاکتور در انتظار پرداخت.

پرسش: لیست همه بدهکاران را کجا ببینم؟

پاسخ: در «فاکتورها» نوع «فروش» و «مانده‌دار» را انتخاب کنید و تاریخ را روی «همه» بگذارید؛ جمع بدهی‌ها در «مانده» است. کارت «طلب از مشتریان» در «سود و زیان» و فیلتر «بدهکار» در «مشتریان» هم همین را نشان می‌دهند. ببینید: ثبت پرداخت و تسویه بدهی مشتری.

پرسش: مشتری بدهی‌اش را آورد. کجا ثبت کنم؟

پاسخ: فاکتور مانده‌دار او را باز کنید (از پرونده مشتری یا «فاکتورها» با «مانده‌دار»)، «ثبت پرداخت» را بزنید، روش و تاریخ را انتخاب کنید و ثبت کنید. ببینید: ثبت پرداخت و تسویه بدهی مشتری.

پرسش: مشتری فقط بخشی از بدهی را داد. چطور ثبت کنم؟

پاسخ: «ثبت پرداخت» همیشه کل مانده یک فاکتور را ثبت می‌کند. اگر چند فاکتور مانده‌دار دارد، پول را روی فاکتورهایی که کامل پرداخت می‌شوند ثبت کنید. پرداخت بخشی از مانده یک فاکتور فعلا ممکن نیست. ببینید: ثبت پرداخت و تسویه بدهی مشتری.

پرسش: پرداخت را «نقدی» زدم ولی کارت کشیده بود. چطور درست کنم؟

پاسخ: فاکتور را باز کنید، کنار پرداخت نقدی «برگشت پرداخت» را بزنید و تایید کنید. بعد «ثبت پرداخت» را بزنید و «کارت‌خوان» را انتخاب کنید. ببینید: برگشت پرداخت.

پرسش: پول مشتری را پس دادم و کالا هم برگشت. چه کنم؟

پاسخ: فاکتور فروش مستقیم را «ابطال» کنید تا کالا به انبار برگردد و پرداخت‌ها برگشت بخورند. «برگشت پرداخت» فقط پول را برمی‌گرداند. اگر فاکتور مال سرویس است، سرویس را حذف کنید. ببینید: برگشت پرداخت.

پرسش: چقدر به پخش بدهکارم و چطور پرداخت کنم؟

پاسخ: در «تامین‌کنندگان» کنار هر تامین‌کننده بدهکار «بدهی» آمده و جمع همه در کارت «بدهی به تامین‌کنندگان» «سود و زیان» است. برای پرداخت، فاکتور خرید مانده‌دار را باز کنید و «ثبت پرداخت» را بزنید. ببینید: پرداخت بدهی به تامین‌کننده.

چک‌ها

پرسش: مشتری یا خودم چک دادم. چطور ثبت کنم؟

پاسخ: در همان برگه پرداخت (سرویس، فاکتور، «ثبت پرداخت» یا هزینه) روش «چک» را انتخاب کنید و شناسه صیادی، تاریخ سررسید و بانک را وارد کنید. چک خودکار در «چک‌ها» ثبت می‌شود. ببینید: پرداخت با چک.

پرسش: چک مشتری را گرفته‌ام ولی در صندوق نیست. چرا؟

پاسخ: چک تا وصول نشود پول نیست. وقتی در «چک‌ها» «وصول شد» را ثبت کنید، مبلغ در روز وصول در ردیف «چک» صندوق می‌آید. ببینید: وضعیت چک‌ها و اثر آن در حساب.

پرسش: چک مشتری برگشت خورد. چه کنم؟

پاسخ: چک را باز کنید و «برگشت خورد» را ثبت کنید. پرداخت چک از فاکتور کم می‌شود و مبلغ دوباره بدهی مشتری می‌شود. وقتی پول را آورد، روی فاکتور «ثبت پرداخت» بزنید. ببینید: وضعیت چک‌ها و اثر آن در حساب.

پرسش: فرق «برگشت خورد» و «استرداد» چیست؟

پاسخ: «برگشت خورد» یعنی بانک چک را پرداخت نکرد. «استرداد» یعنی چک را به صاحبش پس دادید یا چک خودتان را پس گرفتید. اثر هر دو در حساب یکی است: مبلغ دوباره بدهی می‌شود. ببینید: وضعیت چک‌ها و اثر آن در حساب.

پرسش: وصول را اشتباه ثبت کردم. برمی‌گردد؟

پاسخ: نه. وضعیت چک فقط یک بار ثبت می‌شود و برگشت ندارد. ببینید: وضعیت چک‌ها و اثر آن در حساب.

پرسش: پرداخت چکی را چطور برگردانم؟

پاسخ: پرداخت چکی «برگشت پرداخت» ندارد. کنار آن «مشاهده چک» را بزنید و «برگشت خورد» یا «استرداد» را ثبت کنید. ببینید: وضعیت چک‌ها و اثر آن در حساب.

پرسش: تاریخ سررسید یا مبلغ چک را اشتباه زدم. چطور اصلاح کنم؟

پاسخ: تا چک «در انتظار» است، در «چک‌ها» «ویرایش» را بزنید و مشخصات را اصلاح کنید. مبلغ چک پرداخت فاکتور در ویرایش عوض نمی‌شود؛ برای آن «استرداد» ثبت کنید و پرداخت درست را دوباره ثبت کنید. ببینید: پرداخت با چک.

پرسش: کدام چک‌ها این هفته سررسید دارند؟

پاسخ: در «چک‌ها» کارت‌های «سررسید این هفته · دریافتی» و «سررسید این هفته · پرداختی» را ببینید یا «سررسید این هفته» را روشن کنید. چک‌های سررسیدگذشته هم در این فهرست هستند. ببینید: صفحه چک‌ها.

پرسش: چک قدیمی یا بیرون از فاکتورها دارم. می‌توانم پیگیری کنم؟

پاسخ: بله. در «چک‌ها»، «ثبت چک» را بزنید. این چک «خارج از حساب» است: سررسیدش پیگیری می‌شود ولی در هیچ عدد حسابداری نمی‌آید و بدهی کسی را کم نمی‌کند. چک بابت یک فاکتور را روی خود فاکتور ثبت کنید. ببینید: ثبت چک خارج از حساب.

خروجی اکسل و دسترسی‌ها

پرسش: چطور فاکتورهای ماه یا فقط بدهکاران را اکسل بگیرم؟

پاسخ: در «فاکتورها» لیست را فیلتر کنید (برای ماه، تاریخ همان ماه؛ برای بدهکاران، تاریخ «همه»، نوع «فروش» و «مانده‌دار») و «خروجی اکسل» و «دانلود اکسل» را بزنید. فقط «مدیر شعبه» این دکمه را دارد. ببینید: خروجی اکسل فاکتورها.

پرسش: حسابدارم باید چه نقشی داشته باشد؟

پاسخ: نقش «حسابدار». او «سود و زیان»، هزینه‌ها، همه فاکتورها، پرداخت‌ها، ابطال، برگشت پرداخت و چک‌ها را دارد. خروجی اکسل و کیف پول فقط برای «مدیر شعبه» است. ببینید: دسترسی نقش‌ها به بخش مالی.

پرسش: فروشنده در بخش مالی چه کارهایی می‌تواند بکند؟

پاسخ: فاکتور فروش ثبت می‌کند، تسویه و «ثبت پرداخت» می‌زند و چک‌های دریافتی را می‌بیند. «سود و زیان»، قیمت خرید، هزینه‌ها، فاکتور خرید، ابطال، «برگشت پرداخت» و ثبت وضعیت چک را ندارد. ببینید: دسترسی نقش‌ها به بخش مالی.