سرویس و مراجعه چیست
هر بار که خودروی مشتری به مغازه می‌آید یک «سرویس» ثبت می‌شود که همزمان فاکتور فروش هم هست؛ این صفحه فرق سرویس و تعمیر، اجزای هر سرویس، وضعیت‌های پرداخت و اثر آن بر انبار و بدهی مشتری را می‌گوید.
- همه کاربران
آخرین به‌روزرسانی:
در این صفحه
این صفحه چیست
در سرویس‌بان هر مراجعه مشتری یک «سرویس» است: چه مشتری‌ای، با کدام خودرو و کیلومتر، چه کالاها و خدماتی گرفته و چقدر پرداخت کرده است. هر سرویس همزمان یک فاکتور فروش دارد، پس فروش، انبار و حساب مشتری خودکار به‌روز می‌شوند.
مسیر در منو
- فهرست سرویس‌ها: «منو ← سرویس‌ها» (
/referrals) - ثبت سرویس جدید روی گوشی:
/referrals/new - پذیرش تعمیر روی گوشی:
/repairs/new - فهرست تعمیرگاه: «منو ← تعمیرها» (
/repairs)
پیش‌نیازها
- شعبه دو بخش دارد: «سرویس» (تعویض روغن و خدمات سریع) و «تعمیر» (کار تعمیرگاهی). روشن یا خاموش بودن هر بخش با پشتیبانی سرویس‌بان است: بخش‌های سرویس و تعمیر. معمولا فقط بخش «سرویس» روشن است.
- فهرست سرویس‌ها را «مدیر شعبه»، «فروشنده»، «حسابدار» و «تعمیرکار» می‌بینند. «انباردار» آن را نمی‌بیند.
- ثبت و ویرایش با مدیر شعبه، فروشنده و تعمیرکار برای کار خودش است. «حسابدار» فقط سرویس‌ها را می‌بیند. حذف با مدیر شعبه یا تعمیرکار برای کار خودش است.
- مبلغ‌ها (قیمت، تخفیف، پرداخت) را «مدیر شعبه»، «فروشنده» و «حسابدار» می‌بینند. تعمیرکار مبلغ و پرداخت کارهای خودش را می‌بیند؛ کار دیگران را فقط برای دیدن و بدون مبلغ باز می‌کند. جدول کامل: دسترسی هر نقش.
گام به گام
این صفحه یک معرفی است. برای کار با هر بخش این صفحه‌ها را ببینید:
- ثبت یک مراجعه تعویض روغن: ثبت سرویس جدید.
- گرفتن پول سرویس: پرداخت سرویس.
- پیدا کردن سرویس‌های ثبت‌شده: فهرست سرویس‌ها.
- تعریف خدمات و قیمت آن‌ها: فهرست خدمات.
- پذیرش خودرو برای تعمیر: پذیرش تعمیر.
نکته‌ها و محدودیت‌ها
- اجزای یک سرویس: مشتری، پلاک، «کیلومتر فعلی» و «کیلومتر بعدی»، کالاها، خدمات، «تخفیف»، «توضیحات»، «تاریخ سرویس» و «ساعت»، و پرداخت.
- مبلغ سرویس را سیستم حساب می‌کند: جمع کالاها به‌اضافه جمع خدمات، منهای تخفیف. این مبلغ دستی وارد نمی‌شود.
- هر سرویس یک فاکتور فروش دارد. شماره فاکتور در جزئیات سرویس دیده می‌شود. وضعیت پرداخت سرویس همان وضعیت فاکتور آن است (وضعیت فاکتور):
| وضعیت در پنل | معنی |
|---|---|
| «در انتظار پرداخت» (در فهرست سرویس‌ها: «تسویه نشده») | سرویس با دکمه «ثبت» ذخیره شده و هنوز پرداخت نشده است. کالاهایش از انبار کم نشده و بدهی مشتری حساب نمی‌شود. |
| «پرداخت شده» | کل مبلغ پرداخت شده است. |
| «مانده …» | بخشی پرداخت شده و باقی آن بدهی مشتری است. |
| «باطل شده» | فاکتور باطل شده است (مثلا سرویس حذف شده). |
- سرویس و تعمیر: سرویس معمولا همان لحظه تمام و پرداخت می‌شود. تعمیر همیشه «در انتظار پرداخت» ثبت می‌شود، وضعیت کار دارد («پذیرش»، «در تعمیر»، «منتظر قطعه»، «آماده»، «تحویل شده») و در پایان با «تحویل و تسویه» بسته می‌شود.
- انبار: کالاهای سرویس فقط وقتی از انبار کم می‌شوند که سرویس تسویه شود (با پرداخت کامل، بخشی یا نسیه): اثر سرویس و فاکتور بر موجودی.
- مشتری بدون شماره: سرویس روی «مشتری بدون عضویت» شعبه ثبت می‌شود: مشتری بدون عضویت.
پرسش‌های رایج
پرسش: فرق «سرویس» و «تعمیر» چیست؟
پاسخ: سرویس برای کار سریع مثل تعویض روغن است و معمولا همان لحظه پرداخت می‌شود. تعمیر برای کار تعمیرگاهی است، همیشه «در انتظار پرداخت» ثبت می‌شود، وضعیت کار دارد و در پایان با «تحویل و تسویه» بسته می‌شود. بخش «تعمیر» فقط وقتی دیده می‌شود که پشتیبانی سرویس‌بان آن را برای شعبه روشن کرده باشد.
پرسش: مبلغ سرویس را خودم وارد می‌کنم؟
پاسخ: نه. مبلغ سرویس جمع قیمت کالاها و خدمات، منهای تخفیف است و سیستم آن را حساب می‌کند. برای کاری که در فهرست خدمات نیست، یک «خدمت دیگر» با مبلغ دلخواه اضافه کنید: افزودن خدمت به سرویس.
پرسش: چرا کالای یک سرویس از انبار کم نشده است؟
پاسخ: سرویسی که فقط با «ثبت» ذخیره شده «در انتظار پرداخت» است و کالاهایش هنوز از انبار کم نمی‌شوند. وقتی سرویس تسویه شود، کالاها از انبار کم می‌شوند.
پرسش: حسابدار می‌تواند سرویس ثبت کند؟
پاسخ: نه. نقش «حسابدار» سرویس‌ها و کارهای تعمیرگاه را فقط می‌بیند. ثبت و ویرایش با مدیر شعبه، فروشنده و تعمیرکار برای کار خودش است.
مرتبط
- ثبت سرویس جدیدفرم «ثبت سرویس جدید» یک مراجعه را با مشتری، پلاک، کیلومتر، کالا، خدمت، تخفیف و پیامکها ثبت می‌کند؛ «ثبت و پرداخت» آن را همان لحظه تسویه می‌کند و «ثبت» آن را «در انتظار پرداخت» نگه میدارد.
- پرداخت سرویسپرداخت سرویس همان تسویه فاکتور آن است: همان لحظه با «ثبت و پرداخت» یا بعدا با «پرداخت» روی سرویس «در انتظار پرداخت»؛ هر مبلغی که «نسیه» بماند بدهی مشتری می‌شود.
- پذیرش تعمیرثبت و ویرایش کار تعمیر با پلاک، شرح ایراد، تعمیرکار اصلی و سهم هر ردیف اجرت؛ پیشپرداخت در پذیرش و تحویل کار آماده.
- وضعیت فاکتورهر فاکتور یکی از چهار وضعیت «در انتظار پرداخت»، «مانده»، «تسویه» یا «باطل» را دارد؛ این صفحه معنی هر وضعیت، اثر آن در بدهی، انبار و گزارشها و راه رفتن از یک وضعیت به وضعیت دیگر را توضیح میدهد.
- بخش‌های سرویس و تعمیرهر شعبه دو بخش دارد که پشتیبانی سرویس‌بان روشن یا خاموش می‌کند؛ «سرویس» ثبت سرویس (مثل تعویض روغن) و سرویس عبوری را فعال می‌کند و «تعمیر» پذیرش تعمیر، «تعمیرها»، تعمیر عبوری و پیامک تعمیر را؛ دستکم یکی همیشه روشن است.