ثبت پرداخت و تسویه بدهی مشتری

این صفحه چیست

بدهی مشتری در سرویس‌بان همان «مانده» فاکتورهای فروش و سرویس‌های اوست. بدهی وقتی پیدا می‌شود که هنگام پرداخت سرویس یا تسویه فاکتور بخشی یا همه مبلغ «نسیه» بماند. ببینید: روش‌های پرداخت و نسیه. وقتی مشتری بعدا پول می‌آورد، روی همان فاکتور «ثبت پرداخت» را می‌زنید.

مسیر در منو

بدهکاران و فاکتورهای مانده‌دارشان را از این جاها پیدا کنید:

• «منو ← فاکتورها» (/invoices)، نوع «فروش»، فیلتر «مانده‌دار» و تاریخ «همه».
• «منو ← سود و زیان» (/accounting)، کارت «طلب از مشتریان».
• «منو ← مشتریان» (/users)، فیلتر «بدهی» روی «بدهکار». ببینید: فهرست مشتریان.
• پرونده مشتری، کارت «بدهکار» با جمع بدهی و تا پنج فاکتور مانده‌دار؛ «همه» بقیه را در «فاکتورها» باز می‌کند.
• جستجوی مشتری با موبایل، گزینه «حساب مشتری». ببینید: پذیرش و جستجوی مشتری با موبایل.

تعمیرکار فهرست «فاکتورها» و گزارش بدهکاران شعبه را ندارد؛ از سرویس‌ها یا تعمیرها، کار خودش و «مشاهده فاکتور» را باز می‌کند.

پیش‌نیازها

• فاکتور باید تسویه شده و «مانده» داشته باشد. فاکتور در انتظار پرداخت را اول «پرداخت» (تسویه) کنید. ببینید: تسویه فاکتور در انتظار پرداخت.
• مدیر شعبه، حسابدار و فروشنده؛ تعمیرکار فقط فاکتور کار خودش را پرداخت می‌کند، یعنی تعمیرکار اصلی یا تعمیرکار یکی از ردیف‌ها باشد. فاکتور کار دیگران برای او در دسترس نیست. پرداخت فاکتور خرید به تامین‌کننده در پرداخت بدهی به تامین‌کننده آمده است.

گام به گام

1. فاکتور مانده‌دار را باز کنید.
2. «ثبت پرداخت» را بزنید. «قابل پرداخت» مانده فاکتور است.
3. روش پرداخت را انتخاب کنید: «نقدی»، «کارت‌خوان»، «کارت به کارت» یا «چک». برای چک مشخصات آن را وارد کنید. ببینید: پرداخت با چک.
4. «تاریخ» را بررسی کنید. پیش‌فرض امروز است. اگر پول روز دیگری گرفته شده، همان روز را انتخاب کنید. تاریخ آینده انتخاب نمی‌شود.
5. در «توضیح» اگر لازم است یادداشت بنویسید (اختیاری).
6. «ثبت پرداخت» را بزنید. فاکتور «تسویه» می‌شود و بدهی مشتری کم می‌شود.

نکته‌ها و محدودیت‌ها

• «ثبت پرداخت» کل مانده را ثبت می‌کند. برگه فیلد مبلغ و «نسیه» ندارد. در پنل نمی‌شود فقط بخشی از مانده یک فاکتور را پرداخت کرد.
• هر فاکتور جدا پرداخت می‌شود. برای مشتری با چند فاکتور مانده‌دار، روی هر فاکتور «ثبت پرداخت» را بزنید.
• پرداخت با تاریخ گذشته در ساعت ۱۲ ظهر همان روز ثبت می‌شود و در «صندوق» همان روز می‌آید.
• پرداخت بدهی در «صندوق» روز پرداخت می‌آید، ولی درآمد آن روز نیست؛ درآمد مال روز فاکتور است.
• پرداخت با «چک» یک «چک دریافتی» در «چک‌ها» می‌سازد و تا وصول نشده در صندوق نیست. اگر چک برگشت بخورد یا مسترد شود، مبلغ دوباره بدهی مشتری می‌شود.
• پرداخت اشتباه را با برگشت پرداخت برگردانید (مدیر شعبه، حسابدار و تعمیرکار برای کار خودش).
• مشتری بدون عضویت بدهی ندارد، چون نسیه برایش ممکن نیست.
• با حذف یک سرویس، بدهی آن سرویس هم پاک می‌شود (فاکتورش باطل می‌شود).
• سرویس‌بان برای بدهی پیامک یادآوری نمی‌فرستد.

خطاها و پیام‌ها

پرسش‌های رایج

پرسش: مشتری بدهی‌اش را آورد. کجا ثبت کنم؟

پاسخ: فاکتور مانده‌دار او را باز کنید (از پرونده مشتری یا «فاکتورها» با فیلتر «مانده‌دار») و «ثبت پرداخت» را بزنید. روش و تاریخ را انتخاب کنید و «ثبت پرداخت» را بزنید.

پرسش: مشتری فقط بخشی از بدهی را داد. چطور ثبت کنم؟

پاسخ: «ثبت پرداخت» همیشه کل مانده یک فاکتور را ثبت می‌کند. اگر مشتری چند فاکتور مانده‌دار دارد، پول را روی فاکتورهایی که کامل پرداخت می‌شوند ثبت کنید. پرداخت بخشی از مانده یک فاکتور فعلا ممکن نیست.

پرسش: لیست همه بدهکاران را کجا ببینم؟

پاسخ: در «فاکتورها» نوع «فروش» و «مانده‌دار» را انتخاب کنید و تاریخ را روی «همه» بگذارید. جمع بدهی‌ها در «مانده» کنار لیست است. کارت «طلب از مشتریان» در «سود و زیان» هم همین لیست را باز می‌کند. در «مشتریان» هم فیلتر «بدهکار» فهرست مشتریان بدهکار را می‌دهد.

پرسش: پرداختی که دیروز گرفتم را امروز ثبت می‌کنم. تاریخ درست ثبت می‌شود؟

پاسخ: بله. در برگه «ثبت پرداخت»، «تاریخ» را روی دیروز بگذارید. پرداخت در صندوق دیروز حساب می‌شود.

پرسش: فروشنده می‌تواند بدهی مشتری را ثبت کند؟

پاسخ: بله. «فروشنده» روی فاکتورهای فروش «ثبت پرداخت» می‌زند. مدیر شعبه و حسابدار اجازه «برگشت پرداخت» دارند؛ تعمیرکار فقط برای کار خودش. فروشنده ندارد.