ثبت سرویس جدید
فرم «ثبت سرویس جدید» یک مراجعه را با مشتری، پلاک، کیلومتر، کالا، خدمت، تخفیف و پیامک‌ها ثبت می‌کند؛ «ثبت و پرداخت» آن را همان لحظه تسویه می‌کند و «ثبت» آن را «در انتظار پرداخت» نگه می‌دارد.
- مالک
- فروشنده
آخرین به‌روزرسانی:
در این صفحه
این صفحه چیست
فرم «ثبت سرویس جدید» جایی است که مراجعه مشتری را ثبت می‌کنید. با ثبت، فاکتور فروش سرویس ساخته می‌شود، کالاها پس از پرداخت از انبار کم می‌شوند و با اشتراک فعال شعبه پیامک رسید و یادآوری برای مشتری می‌رود.
مسیر در منو
- «منو ← سرویس‌ها» (
/referrals) ← «ثبت سرویس». روی گوشی فرم در صفحه/referrals/newباز می‌شود. - پذیرش تعمیر در صفحه جداگانه تعمیرها است؛ دکمه سرویس‌ها همیشه «ثبت سرویس» است.
- راه‌های دیگر: «پذیرش» در نوار پایین گوشی (پذیرش و جستجوی مشتری با موبایل)، و دکمه «ثبت سرویس» در پرونده مشتری.
پیش‌نیازها
- نقش «مدیر شعبه» یا «فروشنده».
- بخش «سرویس» برای شعبه روشن باشد. اگر خاموش باشد، پنل خطای «بخش سرویس برای این شعبه خاموش است» می‌دهد و روشن کردنش با پشتیبانی سرویس‌بان است: بخش‌های سرویس و تعمیر.
- کالاهایی که می‌فروشید باید قیمت فروش و موجودی داشته باشند: افزودن کالا به سرویس.
- پیامک‌ها فقط با اشتراک فعال شعبه و اعتبار پیامک کافی فرستاده می‌شوند: اشتراک سرویس‌بان.
گام به گام
-
در «سرویس‌ها» «ثبت سرویس» را بزنید.
-
در «شماره تلفن همراه» شماره ۱۱ رقمی مشتری را بزنید. مشتری خودکار پیدا می‌شود، یا اگر ثبت نشده، همان‌جا ساخته می‌شود: انتخاب مشتری در فرم سرویس. اگر بدهی مشتری از «سقف بدهی مشتری» شعبه بیشتر باشد، زیر او هشدار «بدهی این مشتری از سقف مجاز بیشتر است» با مبلغ بدهی می‌آید؛ ثبت ممکن است.
-
اگر مشتری شماره نمی‌دهد، دکمه «ثبت سرویس بدون شماره» کنار فیلد موبایل را بزنید.
-
پلاک خودرو را وارد کنید (برای سرویس اختیاری است).
-
«کیلومتر فعلی» را بزنید. «کیلومتر بعدی» خودکار به اندازه «فاصله کیلومتر بعدی» شعبه (پیش‌فرض ۵٬۰۰۰) بیشتر پر می‌شود و قابل تغییر است. اگر شعبه فاصله ندارد، «کیلومتر بعدی» را خودتان بنویسید: سرویس بعدی و یادآوری.
-
با «انتخاب کالا» روغن، فیلتر و دیگر کالاها را اضافه کنید: افزودن کالا به سرویس.
-
با «انتخاب خدمت» خدمات را اضافه کنید: افزودن خدمت به سرویس.
-
اگر تخفیف می‌دهید، «تخفیف» را به «تومانء» یا «٪» بزنید. اگر شعبه «حداکثر تخفیف کارمندان» دارد، تخفیف هر نقشی جز «مدیر شعبه» از آن درصد بیشتر نمی‌شود: تخفیف سرویس.
-
در «تنظیمات بیشتر» در صورت نیاز «توضیحات» بنویسید. برای ثبت مراجعه‌ای که قبلا انجام شده، «تاریخ سرویس» و «ساعت» را تغییر دهید (پیش‌فرض لحظه فعلی است).
-
با اشتراک فعال، «ارسال پیامک اطلاع رسانی» (پیامک رسید) و «ارسال پیامک یادآوری» از قبل تیک دارند. اگر نمی‌خواهید، تیک را بردارید. «یادآوری پس از» با روزهایی که برای همین مشتری حساب شده پر است و می‌توانید عوضش کنید: پیامک یادآوری سرویس. تیک پیامکی که کلیدش در تنظیمات شعبه خاموش است در فرم نیست.
«یادآوری پس از» با روزهای همین مشتری پر شده است. -
یکی از دو دکمه را بزنید:
- «ثبت و پرداخت»: پنجره پرداخت باز می‌شود و سرویس همان لحظه تسویه می‌شود: پرداخت سرویس.
- «ثبت»: سرویس «در انتظار پرداخت» ذخیره می‌شود تا بعدا تسویه شود.
مدیر شعبه و فروشنده می‌توانند «تعمیرکار» سرویس را تعیین کنند. تعمیرکار واردشده روی سرویس تازه خودش قرار می‌گیرد. سرویس معمولی، حتی با تعمیرکار، پورسانت و دریافت «به حساب تعمیرکار» ندارد. برای ثبت سهم اجرت از نوع تعمیر استفاده کنید، فقط وقتی کار واقعا تعمیر است.
نکته‌ها و محدودیت‌ها
- حداقل یک کالا یا خدمت لازم است. سرویس خالی ذخیره نمی‌شود.
- مبلغ سرویس نباید صفر باشد. اگر جمع کالا و خدمت منهای تخفیف صفر شود (مثلا فقط یک خدمت رایگان)، سرویس ذخیره نمی‌شود.
- کیلومترها اختیاری‌اند، ولی بدون «کیلومتر بعدی» پیامک رسید فرستاده نمی‌شود: پیامک رسید سرویس.
- پلاک: فقط پلاک خودروی شخصی ایران (دو رقم، حرف، سه رقم، کد ایران) وارد می‌شود. پلاک روی همین سرویس ذخیره می‌شود، نه روی پرونده مشتری: خودرو و پلاک مشتری.
- انبار: با «ثبت» هنوز چیزی از انبار کم نمی‌شود. کالاها هنگام تسویه از انبار کم می‌شوند.
- پیامک‌ها: یادآوری همان لحظه ثبت (حتی با «ثبت» بدون پرداخت) زمان‌بندی می‌شود: پیامک یادآوری سرویس. پیامک رسید فقط پس از تسویه می‌رود. تیک‌های پیامک فقط هنگام ثبت هستند و در ویرایش نیستند. هزینه هر پیامک از اعتبار شعبه کم می‌شود: کدام پیامک‌ها هزینه دارند.
- مشتری بدون عضویت: تیک‌های پیامک برای او نیست و باید کل مبلغ را همان لحظه بپردازد.
- هشدار بدهی: فقط در ثبت تازه و برای مشتری عضو می‌آید و جلوی ثبت را نمی‌گیرد. بدهی جمع مانده فاکتورهای مانده‌دار مشتری است: بدهی مشتری. تعمیرکار هشدار را بدون مبلغ می‌بیند.
- سقف تخفیف: تخفیف بیشتر از «حداکثر تخفیف کارمندان» با پیام «حداکثر تخفیف مجاز X درصد است» زیر «تخفیف» ذخیره نمی‌شود. «مدیر شعبه» سقف ندارد.
- ترک فرم روی گوشی: اگر چیزی وارد کرده‌اید و فرم را ببندید، پنل می‌پرسد. «ذخیره» سرویس را «در انتظار پرداخت» ثبت می‌کند و «خروج بدون ذخیره» آنچه را وارد کرده‌اید دور می‌ریزد.
- پیش‌نویس: فرمی که با اطلاعات واردشده بسته شود و نه ذخیره شود و نه با «خروج بدون ذخیره» بسته شود، روی همان دستگاه تا یک هفته پیش‌نویس می‌ماند. دفعه بعد فرم با همان مشتری، کالاها، خدمات و بقیه فیلدها پر می‌شود؛ فقط «تاریخ سرویس» و «ساعت» دوباره لحظه فعلی می‌شوند. فرمی که از پرونده مشتری باز شود پیش‌نویس را پر نمی‌کند. پیش‌نویس سرویس و تعمیر جدا هستند.
خطاها و پیام‌ها
| پیام | علت و کار لازم |
|---|---|
| «موجودی کالا کافی نیست» | هنگام تسویه، موجودی یکی از کالاهای سرویس در پنل از تعداد سرویس کمتر است (مثلا در این فاصله فروخته شده یا موجودی اشتباه است). موجودی را با ورود و خروج کالا یا شمارش انبار اصلاح کنید یا تعداد را در سرویس کم کنید و دوباره تسویه کنید. |
پرسش‌های رایج
پرسش: چطور یک سرویس تعویض روغن ثبت کنم؟
پاسخ: در «سرویس‌ها» «ثبت سرویس» را بزنید، شماره موبایل مشتری را وارد کنید، پلاک و «کیلومتر فعلی» را بزنید، با «انتخاب کالا» روغن و فیلتر و با «انتخاب خدمت» خدمت «تعویض روغن» را اضافه کنید و «ثبت و پرداخت» را بزنید. در پنجره پرداخت روش پرداخت را انتخاب و «ثبت پرداخت» را بزنید.
پرسش: فرق «ثبت» و «ثبت و پرداخت» چیست؟
پاسخ: «ثبت و پرداخت» پنجره پرداخت را باز می‌کند و سرویس همان لحظه تسویه می‌شود. «ثبت» سرویس را «در انتظار پرداخت» ذخیره می‌کند. چنین سرویسی بعدا ویرایش و تسویه می‌شود و تا تسویه، کالاهایش از انبار کم نمی‌شوند.
پرسش: کیلومتر بعدی را خودم باید حساب کنم؟
پاسخ: نه. با زدن «کیلومتر فعلی»، «کیلومتر بعدی» خودکار به اندازه «فاصله کیلومتر بعدی» شعبه (پیش‌فرض ۵٬۰۰۰) بیشتر پر می‌شود. اگر روغن کارکرد دیگری دارد، عدد را دستی عوض کنید. مدیر شعبه فاصله را در «تنظیمات شعبه» تغییر می‌دهد.
پرسش: می‌توانم سرویس دیروز را امروز ثبت کنم؟
پاسخ: بله. در «تنظیمات بیشتر»، «تاریخ سرویس» و «ساعت» را به زمان واقعی مراجعه تغییر دهید و بعد ثبت کنید.
پرسش: فرم را بستم و اطلاعات پاک نشد، چرا؟
پاسخ: فرمی که با اطلاعات واردشده و بدون ذخیره بسته شود، روی همان دستگاه تا یک هفته پیش‌نویس می‌ماند تا دوباره وارد کردن لازم نباشد. فقط تاریخ و ساعت سرویس دوباره لحظه فعلی می‌شوند. برای دور ریختن آن، روی گوشی هنگام خروج «خروج بدون ذخیره» را بزنید.
پرسش: چرا تیک پیامک‌ها را در فرم نمی‌بینم؟
پاسخ: تیک‌های «ارسال پیامک اطلاع رسانی» و «ارسال پیامک یادآوری» فقط با اشتراک فعال شعبه دیده می‌شوند و برای مشتری بدون عضویت هیچ‌وقت دیده نمی‌شوند. در ویرایش سرویس هم نیستند. اگر مدیر شعبه کلید «پیامک بعد از سرویس» یا «پیامک یادآوری» را در «تنظیمات شعبه» خاموش کرده باشد، تیک همان پیامک در فرم نیست.
مرتبط
- انتخاب مشتری در فرم سرویسدر فرم سرویس مشتری با شماره موبایل پیدا می‌شود و اگر شماره ثبت نشده باشد، همان‌جا مشتری جدید ساخته می‌شود؛ برای مشتری بیشماره دکمه «ثبت سرویس بدون شماره» هست.
- افزودن کالا به سرویسبا «انتخاب کالا» روغن، فیلتر و دیگر کالاها به سرویس اضافه می‌شوند: با دسته، جستجوی نام یا بارکد، بارکدخوان یا دوربین؛ تعداد هر کالا به موجودی انبار محدود است و کالای تعریفنشده همان‌جا ساخته می‌شود.
- پرداخت سرویسپرداخت سرویس همان تسویه فاکتور آن است: همان لحظه با «ثبت و پرداخت» یا بعدا با «پرداخت» روی سرویس «در انتظار پرداخت»؛ هر مبلغی که «نسیه» بماند بدهی مشتری می‌شود.
- سرویس بعدی و یادآوری«کیلومتر بعدی» هر سرویس خودکار ۵٬۰۰۰ کیلومتر بعد از «کیلومتر فعلی» پر می‌شود و در پیامک رسید می‌رود؛ پیامک یادآوری چند روز بعد برای مشتری می‌رود و چیپ «در موعد سرویس» در «مشتریان» کسانی را نشان می‌دهد که ۹۰ تا ۱۸۰ روز است نیامدهاند.
- پیامک رسید سرویسپیامک رسید سرویس پس از تسویه سرویس برای مشتری می‌رود و تاریخ سرویس، کیلومتر بعدی، مبلغ سرویس (به ریال) و نام شعبه را دارد؛ بدون «کیلومتر بعدی» یا با مبلغ صفر فرستاده نمی‌شود.