ثبت فاکتور خرید
فاکتور خرید کالاهایی را که از تامین‌کننده خریده‌اید با تعداد و قیمت خرید ثبت می‌کند، پرداخت (نقدی، کارت‌خوان، کارت به کارت یا چک) را می‌گیرد، مانده را بدهی به تامین‌کننده می‌کند و کالاها را وارد انبار می‌کند.
- مالک
- انباردار
آخرین به‌روزرسانی:
در این صفحه
این صفحه چیست
وقتی از یک پخش یا فروشنده کالا می‌خرید، فاکتور خرید آن را ثبت کنید. فاکتور خرید سه کار را با هم انجام می‌دهد: کالاها را با قیمت خرید وارد انبار می‌کند، پرداخت شما را ثبت می‌کند و هر مبلغی که نپرداخته‌اید بدهی شما به تامین‌کننده می‌شود.
مسیر در منو
- «منو ← خرید کالا» (
/invoices/new/purchase)، یا میانبر «خرید کالا» در خانه. روی گوشی و تبلت فرم یک صفحه جداست و روی کامپیوتر کنار فهرست «فاکتورها» باز می‌شود. - «منو ← فاکتورها» (
/invoices)، دکمه «فاکتور خرید». در گوشی فرم در صفحه‌ای جدا باز می‌شود (/invoices/new/purchase). - «منو ← کالاها» (
/products)، ضربه یا کلیک روی کالا، سپس «ورود کالا». برای مدیر شعبه و انباردار فاکتور با همان کالا، تعداد یک و آخرین قیمت خرید باز می‌شود. این مسیر در گوشی و کامپیوتر صفحه فرم را باز می‌کند.
از پنل: دکمه «راهنما» (علامت سوال) در سربرگ فرم «فاکتور خرید» این راهنما را باز می‌کند.
پیش‌نیازها
- «مدیر شعبه» یا «انباردار». «فروشنده» دکمه «فاکتور خرید» را نمی‌بیند.
- «حسابدار» دکمه «فاکتور خرید» را می‌بیند، ولی فهرست کالاها برای نقش او باز نیست و برگه «انتخاب کالا» برایش خالی می‌ماند؛ پس فاکتور خرید تازه را «مدیر شعبه» یا «انباردار» ثبت می‌کند. «حسابدار» فاکتورهای خرید را پرداخت و ابطال می‌کند: ویرایش، پرداخت و ابطال فاکتور خرید.
- کالاها باید تعریف شده باشند، ولی کالای تازه را همین‌جا هم می‌توان ساخت.
گام به گام
- «فاکتور خرید» را بزنید.
- «انتخاب تامین‌کننده» را بزنید و تامین‌کننده را پیدا کنید. اگر نیست، نامش را بنویسید و «تامین‌کننده جدید: نام» را بزنید. تامین‌کننده اختیاری است، ولی خرید بدون آن باید کامل پرداخت شود.
- در صورت نیاز «شماره فاکتور فروشنده» را از روی فاکتور کاغذی بنویسید (تا ۶۴ نویسه).
- «تاریخ» امروز است. اگر خرید در روز دیگری بوده، آن را عوض کنید. تاریخ آینده پذیرفته نمی‌شود.
- «انتخاب کالا» را بزنید و کالاها را با دسته، جستجو یا «اسکن بارکد» انتخاب کنید. اینجا هر کالایی انتخاب می‌شود، حتی «ناموجود» یا بدون قیمت فروش. سپس «تایید» را بزنید.
- برای هر خط تعداد (تا ۱۰۰,۰۰۰) و «قیمت خرید واحد» را به تومانء وارد کنید. قیمت با آخرین قیمت خرید کالا پر شده است. برای حذف یک خط تعداد آن را به صفر برسانید.
- در صورت نیاز «توضیح» بنویسید.
- یکی از دو دکمه را بزنید:
- «ثبت و پرداخت»: پنجره «پرداخت فاکتور خرید» باز می‌شود. ادامه در گام ۹.
- «ثبت» (در مسیر ورود از انبار «ثبت پیش‌نویس»): فاکتور «در انتظار پرداخت» ذخیره می‌شود؛ نه کالایی وارد انبار می‌شود و نه بدهی حساب می‌شود.
- «روش پرداخت» («نقدی»، «کارت‌خوان»، «کارت به کارت» یا «چک») و «مبلغ» را وارد کنید. «روش پرداخت دیگر» ردیف دوم اضافه می‌کند (مثلا بخشی نقد و بخشی چک). «نسیه کامل» هیچ پرداختی ثبت نمی‌کند. هر مبلغی که نپردازید بدهی به تامین‌کننده می‌شود.
- «ثبت پرداخت» (یا وقتی چیزی پرداخت نمی‌شود «ثبت نسیه») را بزنید.
بستن فاکتوری که از انبار باز شده
با ضربدر یا برگشت به عملیات انبار همان کالا برمی‌گردید. جستجو و جای اسکرول فهرست حفظ می‌شوند. اگر فقط فرم از قبل پرشده را باز کرده و تغییری نداده‌اید، بستن آن پرسش ذخیره ندارد. با تغییر اطلاعات، هنگام خروج می‌توانید پیش‌نویس ذخیره کنید یا بدون ذخیره خارج شوید.
پرداخت با چک
ردیف «چک» «بانک»، «شناسه صیادی»، «شماره چک»، «تاریخ سررسید» و در صورت نیاز «صاحب حساب» و «توضیحات» را می‌خواهد. چک به عنوان چک پرداختی در «چک‌ها» ثبت می‌شود و پاس شدن یا برگشت آن همان‌جا ثبت می‌شود: پرداخت با چک.
اثر بر انبار و حساب‌ها
- با «ثبت پرداخت» یا «ثبت نسیه» هر خط فاکتور یک «ورود کالا» با قیمت همان خط می‌شود. قیمت خط آخرین قیمت خرید کالا می‌شود و در میانگین بها وارد می‌شود.
- اگر کالا تا حالا بهایی نداشته، بهای فروش‌های قبلی آن هم با قیمت این خرید درست می‌شود.
- مانده پرداخت‌نشده بدهی به تامین‌کننده است و در تامین‌کنندگان دیده می‌شود. پرداخت بعدی آن: پرداخت بدهی به تامین‌کننده.
- فاکتور در «سود و زیان» روی «تاریخ» خودش حساب می‌شود.
نکته‌ها و محدودیت‌ها
- خرید بدون تامین‌کننده («خرید متفرقه» در فهرست فاکتورها) باید کامل پرداخت شود و «نسیه کامل» ندارد.
- فاکتور باید حداقل یک کالا داشته باشد و هر خط قیمت خرید داشته باشد.
- قیمت خرید هر خط قیمت خالص یک عدد است. تخفیف فاکتور خرید جدا نیست؛ قیمت پس از تخفیف را بنویسید.
- کالای تازه‌ای که از برگه انتخاب کالا ساخته شود فقط نام، بارکد، دسته و قیمت فروش می‌گیرد؛ موجودی و قیمت خریدش را همین فاکتور می‌آورد: تعریف کالا هنگام ثبت سرویس یا خرید.
- برگه انتخاب کالا حداکثر ۱,۰۰۰ کالای شعبه را بار می‌کند.
- در گوشی، اگر از فرمی که اطلاعات دارد با دکمه برگشت خارج شوید، «ذخیره» فاکتور را «در انتظار پرداخت» ثبت می‌کند و «خروج بدون ذخیره» آن را دور می‌ریزد.
- بستن پنجره پرداخت چیزی ذخیره نمی‌کند.
پرسش‌های رایج
پرسش: کالا را نسیه از پخش خریدم. چطور ثبت کنم؟
پاسخ: تامین‌کننده را انتخاب کنید، کالاها و قیمت‌ها را وارد کنید، «ثبت و پرداخت» را بزنید و در پنجره پرداخت «نسیه کامل» و سپس «ثبت نسیه» را بزنید. کالاها وارد انبار می‌شوند و کل مبلغ بدهی به تامین‌کننده می‌شود.
پرسش: فرق «ثبت» و «ثبت و پرداخت» چیست؟
پاسخ: «ثبت و پرداخت» فاکتور را با پرداخت ثبت می‌کند و کالاها همان لحظه وارد انبار می‌شوند. «ثبت» فاکتور را «در انتظار پرداخت» نگه می‌دارد؛ تا آن را «پرداخت» نکنید، کالاها وارد انبار نمی‌شوند و بدهی هم حساب نمی‌شود.
پرسش: فاکتور خرید را با تاریخ دیروز ثبت کنم مشکلی ندارد؟
پاسخ: نه. تاریخ را عوض کنید. خرید در «سود و زیان» روی همان تاریخ حساب می‌شود. تاریخ آینده پذیرفته نمی‌شود.
پرسش: کالایی که خریده‌ام هنوز در کالاها تعریف نشده.
پاسخ: در برگه انتخاب کالا نامش را جستجو کنید و «تعریف «نام» به‌عنوان کالای جدید» را بزنید، یا پایین برگه «کالای جدید» را بزنید. کالا ساخته و به فاکتور اضافه می‌شود. تعریف کالا هنگام ثبت سرویس یا خرید
پرسش: با چک به پخش پرداخت کردم. کجا ثبت می‌شود؟
پاسخ: در پنجره پرداخت روش «چک» را انتخاب کنید و مشخصات چک را وارد کنید. چک به عنوان چک پرداختی در «چک‌ها» ثبت می‌شود و پاس شدن یا برگشت آن همان‌جا ثبت می‌شود. پرداخت با چک
پرسش: فروشنده (نقش) می‌تواند فاکتور خرید ثبت کند؟
پاسخ: نه. فاکتور خرید را «مدیر شعبه» و «انباردار» ثبت می‌کنند. فروشنده می‌تواند «ورود کالا» بزند که منتظر بررسی مدیر می‌ماند. ورود و خروج کالا
مرتبط
- ویرایش، پرداخت و ابطال فاکتور خریدفاکتور خرید «در انتظار پرداخت» ویرایش، پرداخت یا حذف می‌شود؛ فاکتور تسویهشده فقط «ثبت پرداخت» برای مانده و «ابطال» دارد که کالاها را از انبار برمیدارد و پرداختها را برمیگرداند.
- تامینکنندگانفهرست پخشها و فروشندههایی که از آنها کالا می‌خرید، با بدهی شما به هر کدام؛ ساختن، ویرایش و حذف تامین‌کننده، فیلتر «بدهیدار» و رفتن به فاکتورهای هر تامین‌کننده.
- پرداخت بدهی به تامینکنندهبخش پرداخت‌نشده فاکتورهای خرید، بدهی شما به تامین‌کننده است؛ این صفحه میگوید بدهی را کجا ببینید (سود و زیان، تامین‌کنندگان، فاکتورها) و چطور با «ثبت پرداخت» یا چک آن را تسویه کنید.
- روشهای پرداخت و نسیههر پرداخت در سرویس‌بان با یکی از چهار روش نقدی، کارت‌خوان، کارت به کارت یا چک ثبت می‌شود و بخشی یا همه مبلغ می‌تواند نسیه بماند؛ این صفحه برگه پرداخت، روش پیشفرض، قاعده پرداخت کامل و پرداخت با دو روش را توضیح می‌دهد.
- پرداخت با چکدر هر برگه پرداخت (سرویس، فاکتور فروش، فاکتور خرید، ثبت پرداخت، هزینه) روش «چک» را انتخاب کنید و مشخصات چک را وارد کنید تا چک خودکار در صفحه چک‌ها ثبت شود؛ این صفحه فیلدهای چک، قاعدهها و ویرایش مشخصات چک را توضیح می‌دهد.