وضعیت چک‌ها و اثر آن در حساب
هر چک «در انتظار» است تا یکی از سه وضعیت «وصول شد» یا «پاس شد»، «برگشت خورد» یا «استرداد» برایش ثبت شود؛ این صفحه جزئیات چک، ثبت هر وضعیت و اثر دقیق آن در فاکتور، بدهی، صندوق و حساب بانکی را توضیح می‌دهد.
- مالک
- حسابدار
آخرین به‌روزرسانی:
در این صفحه
این صفحه چیست
چک وقتی ثبت می‌شود «در انتظار» است و سرویس‌بان وضعیتش را خودش عوض نمی‌کند. وقتی بانک آن را وصول کرد (یا چک شما پاس شد)، برگشت خورد، یا آن را پس دادید یا پس گرفتید، وضعیت را خودتان ثبت می‌کنید. هر وضعیت روی فاکتور، بدهی و صندوق اثر مشخصی دارد.
مسیر در منو
«منو ← چک‌ها» (/cheques)، چک را باز کنید (روی گوشی ردیف را به راست بکشید: «عملیات»). ببینید: صفحه چک‌ها.
از جزئیات فاکتور هم با «مشاهده چک» کنار پرداخت چکی به همین چک می‌رسید.
پیش‌نیازها
- ثبت وضعیت برای «مدیر شعبه» و «حسابدار» است. «فروشنده» و «انباردار» فقط چک را می‌بینند.
- فقط چک «در انتظار» وضعیت می‌گیرد.
گام به گام
- چک را باز کنید.
- اگر می‌خواهید فاکتوری را که چک بابت آن است ببینید، «مشاهده فاکتور» را بزنید (برای چک هزینه نیست).
- یکی از دکمه‌ها را بزنید:
- «وصول شد» (چک دریافتی) یا «پاس شد» (چک پرداختی)
- «برگشت خورد»
- «استرداد»
- در پنجره، «تاریخ» را بررسی کنید. پیش‌فرض امروز است، آینده انتخاب نمی‌شود و از روز ثبت چک عقب‌تر هم نمی‌شود.
- در «توضیح» اگر لازم است یادداشت بنویسید (اختیاری).
- «ثبت» را بزنید.
نکته‌ها و محدودیت‌ها
اثر هر وضعیت:
| وضعیت | چک دریافتی (از مشتری) | چک پرداختی (به تامین‌کننده یا بابت هزینه) |
|---|---|---|
| «در انتظار» | فاکتور پرداخت‌شده حساب می‌شود. پول در «چک‌های دریافتنی در جریان» است و هنوز در صندوق نیست. | فاکتور یا هزینه پرداخت‌شده حساب می‌شود. مبلغ در «چک‌های پرداختنی در جریان» است و هنوز از حساب بانکی نرفته. |
| «وصول‌شده» / «پاس‌شده» | پول به حساب بانکی می‌آید و در روز وصول در ورودی «چک» صندوق دیده می‌شود. | پول از حساب بانکی می‌رود و در روز پاس در خروجی «چک» صندوق دیده می‌شود. |
| «برگشتی» | پرداخت چک از فاکتور برمی‌گردد و مبلغ دوباره بدهی مشتری می‌شود. | مبلغ دوباره بدهی به فروشنده (یا بدهی هزینه) می‌شود. |
| «استرداد شده» | چک به صاحبش پس داده می‌شود و مبلغ دوباره بدهی مشتری می‌شود. | چک پس گرفته می‌شود و مبلغ دوباره بدهی به فروشنده (یا هزینه) می‌شود. |
قاعده‌های دیگر:
- وضعیت فقط یک بار ثبت می‌شود و برگشت ندارد («وضعیت این چک قبلا مشخص شده است»).
- تاریخ وضعیت نمی‌تواند پیش از روز دریافت یا صدور چک باشد.
- چک «خارج از حساب» هم این دکمه‌ها را دارد، ولی وضعیت آن هیچ پولی جابه‌جا نمی‌کند. ببینید: ثبت چک خارج از حساب.
- بعد از برگشت یا استرداد، همان شناسه صیادی دوباره قابل ثبت است.
- مبلغی که با برگشت یا استرداد دوباره بدهی می‌شود، مثل هر مانده دیگر با ثبت پرداخت پرداخت می‌شود.
- فاکتوری که چک «در انتظار» دارد ابطال نمی‌شود. اگر چک وصول یا پاس شده باشد، ابطال فاکتور وصول آن را هم از حساب برمی‌گرداند. ببینید: ابطال و حذف فاکتور.
- هزینه‌ای که با چک پرداخت شده، بعد از برگشت یا استرداد چک دوباره قابل ویرایش است. ببینید: ویرایش و حذف هزینه.
- چک در انتظاری که سررسیدش گذشته نشان «سررسید گذشته» می‌گیرد، ولی وضعیتش عوض نمی‌شود.
پرسش‌های رایج
پرسش: چک مشتری وصول شد. کجا ثبت کنم؟
پاسخ: در «چک‌ها» چک را باز کنید، «وصول شد» را بزنید، تاریخ وصول را بررسی کنید و «ثبت» را بزنید. مبلغ در روز وصول در صندوق و حساب بانکی می‌آید.
پرسش: چک مشتری برگشت خورد. چه کنم؟
پاسخ: چک را باز کنید و «برگشت خورد» را ثبت کنید. پرداخت چک از فاکتور کم می‌شود و مبلغ دوباره بدهی مشتری می‌شود. وقتی مشتری پول را آورد، روی فاکتور «ثبت پرداخت» بزنید.
پرسش: فرق «برگشت خورد» و «استرداد» چیست؟
پاسخ: «برگشت خورد» یعنی بانک چک را پرداخت نکرد. «استرداد» یعنی چک را به صاحبش پس دادید (یا چک خودتان را پس گرفتید). اثر هر دو در حساب یکی است: مبلغ دوباره بدهی می‌شود. فقط وضعیت و توضیح فرق دارد.
پرسش: وصول را اشتباه ثبت کردم. برمی‌گردد؟
پاسخ: نه. وضعیت چک فقط یک بار ثبت می‌شود و برگشت ندارد.
پرسش: چرا چک دریافتی در صندوق نیست؟
پاسخ: چک تا «وصول شد» ثبت نشود در صندوق نیست. بعد از ثبت وصول، مبلغ در روز وصول در ردیف «چک» صندوق دیده می‌شود. ببینید: صندوق: ورودی و خروجی پول.
مرتبط
- صفحه چکهاصفحه «چک‌ها» همه چک‌های دریافتی و پرداختی شعبه را با سررسید، بانک، شناسه صیادی و وضعیت نشان می‌دهد؛ با فیلتر دریافتی و پرداختی، در انتظار، سررسید این هفته، تاریخ سررسید، وضعیت، نوع ثبت و مبلغ، و جستجو.
- پرداخت با چکدر هر برگه پرداخت (سرویس، فاکتور فروش، فاکتور خرید، ثبت پرداخت، هزینه) روش «چک» را انتخاب کنید و مشخصات چک را وارد کنید تا چک خودکار در صفحه چک‌ها ثبت شود؛ این صفحه فیلدهای چک، قاعدهها و ویرایش مشخصات چک را توضیح می‌دهد.
- ثبت چک خارج از حساببا «ثبت چک» چکی را که بیرون از فاکتورهای سرویس‌بان گرفته یا دادهاید فقط برای پیگیری سررسید و وضعیت ثبت کنید؛ این چک‌ها نشان «خارج از حساب» دارند، در حسابداری اثری ندارند و قابل ویرایش و حذفاند.
- صندوق: ورودی و خروجی پولکارت «صندوق» در صفحه سود و زیان نشان می‌دهد در روز یا ماه انتخابشده با هر روش پرداخت (نقدی، کارتخوان، کارت به کارت، چک) چقدر پول وارد و خارج شده و خالص گردش چقدر بوده است.
- وضعیت فاکتورهر فاکتور یکی از چهار وضعیت «در انتظار پرداخت»، «مانده»، «تسویه» یا «باطل» را دارد؛ این صفحه معنی هر وضعیت، اثر آن در بدهی، انبار و گزارشها و راه رفتن از یک وضعیت به وضعیت دیگر را توضیح می‌دهد.