حسابداری در سرویس‌بان چطور کار می‌کند
سرویس‌بان هر سرویس، فروش، خرید، هزینه و پرداخت را خودش به شکل فاکتور و جابه‌جایی پول ثبت می‌کند؛ این صفحه می‌گوید چه چیزی خودکار ثبت می‌شود، چه چیزی را شما وارد می‌کنید و عددهای مالی بر چه پایه‌ای حساب می‌شوند.
- مالک
- حسابدار
آخرین به‌روزرسانی:
در این صفحه
این صفحه چیست
سرویس‌بان برای هر کاری که پول جابه‌جا می‌کند خودش فاکتور می‌سازد و پرداخت‌های آن را ثبت می‌کند. لازم نیست سند حسابداری بنویسید یا حساب باز کنید: با ثبت سرویس، فروش، خرید، هزینه و پرداخت، «سود و زیان»، «صندوق»، بدهی مشتریان و بدهی به تامین‌کنندگان خودشان درست می‌شوند. این حسابداری ساده است و دفتر دوبل (بدهکار و بستانکار) نیست.
مسیر در منو
- «منو ← سود و زیان» (
/accounting) - «منو ← فاکتورها» (
/invoices) - «منو ← چک‌ها» (
/cheques) - «منو ← تامین‌کنندگان» (
/suppliers)
همه بخش‌های منو در منو و جابه‌جایی در پنل آمده است.
پیش‌نیازها
- «سود و زیان» برای «مدیر شعبه» و «حسابدار» است. «فاکتورها» را «فروشنده» (فقط فروش) و «انباردار» (فقط خرید) هم دارند. جزئیات در دسترسی نقش‌ها به بخش مالی.
- چیزی برای روشن کردن ندارد. حسابداری از اولین سرویس ثبت‌شده کار می‌کند.
گام به گام
این‌ها را سرویس‌بان خودکار ثبت می‌کند:
- هر سرویس یا تعمیر یک «فاکتور فروش» شماره‌دار می‌گیرد. کالاها، خدمات، تخفیف و پرداخت‌های سرویس روی همین فاکتور است. ببینید: ثبت سرویس جدید.
- هر «هزینه جدید» (اجاره، حقوق، قبض و...) یک فاکتور از نوع «هزینه» می‌سازد که همان لحظه پرداخت‌شده است.
- هر «فاکتور خرید» کالاها را با قیمت خرید وارد انبار می‌کند و پرداخت به تامین‌کننده را ثبت می‌کند. ببینید: ثبت فاکتور خرید.
- هر پرداخت با چک، یک چک در صفحه «چک‌ها» می‌سازد.
- هزینه پیامک‌های شعبه یک‌جا از «کیف پول» شعبه کم می‌شود. این پول شعبه نزد سرویس‌بان است و در سود و زیان و صندوق شما نمی‌آید. ببینید: کیف پول و اعتبار پیامک چیست.
این‌ها را شما وارد می‌کنید:
- سرویس‌ها و فروش‌ها و روش پرداخت هر کدام.
- خریدها (فاکتور خرید) و قیمت خرید کالاها.
- هزینه‌های جاری کارگاه در «هزینه جدید».
- پرداخت بدهی‌ها با «ثبت پرداخت» روی فاکتور.
- وضعیت چک‌ها وقتی وصول، پاس، برگشت یا مسترد می‌شوند.
- شمارش انبار و ضایعات. ببینید: شمارش انبار.
پول در سرویس‌بان بین این «جاها» جابه‌جا می‌شود:
| جا | چه پولی آنجاست | کجا می‌بینید |
|---|---|---|
| صندوق نقدی | پرداخت‌های «نقدی» | «صندوق» در «سود و زیان»، ردیف «نقدی» |
| حساب بانکی | «کارت‌خوان»، «کارت به کارت» و چک‌های وصول‌شده | «صندوق»، ردیف‌های «کارت (پوز)»، «کارت به کارت» و «چک» |
| چک‌های دریافتنی | چک‌هایی که گرفته‌اید و هنوز وصول نشده‌اند | «چک‌های دریافتنی در جریان» و صفحه «چک‌ها» |
| چک‌های پرداختنی | چک‌هایی که داده‌اید و هنوز پاس نشده‌اند | «چک‌های پرداختنی در جریان» و صفحه «چک‌ها» |
| هزینه‌ها | پولی که بابت هزینه‌های جاری خرج شده | «هزینه‌ها» در «سود و زیان» |
| بیرون از کارگاه | مشتریان و تامین‌کنندگان | «طلب از مشتریان» و «بدهی به تامین‌کنندگان» |
نکته‌ها و محدودیت‌ها
- درآمد بر اساس تاریخ فاکتور است. فروشی که امروز ثبت شده امروز درآمد است، حتی اگر پولش هنوز نرسیده باشد.
- صندوق بر اساس تاریخ پرداخت است. پولی که امروز گرفته‌اید امروز در صندوق می‌آید، حتی اگر فاکتورش مال روز دیگری باشد.
- چک تا وصول نشود در صندوق نیست. چک دریافتی روز وصول در ردیف «چک» صندوق می‌آید.
- خرید کالا هزینه نیست. بهای کالا وقتی فروخته شد با عنوان «بهای کالای فروخته‌شده» از درآمد کم می‌شود.
- بهای کالا با میانگین قیمت خرید حساب می‌شود. هر بار که کالا از انبار خارج می‌شود، میانگین بهای خرید همان لحظه برای آن ثبت می‌شود. ببینید: قیمت خرید، میانگین بها و سود.
- سرویس در انتظار پرداخت هنوز بدهی نیست. تا «تسویه» نشود در «طلب از مشتریان» نمی‌آید و جدا در «در انتظار پرداخت» دیده می‌شود.
- موجودی اول کار را سرویس‌بان نمی‌داند. برای همین «صندوق» گردش پول (ورودی و خروجی) را نشان می‌دهد، نه موجودی واقعی کشوی پول.
- هیچ فاکتوری پاک نمی‌شود. فاکتور اشتباه «باطل» می‌شود و در لیست می‌ماند، ولی در هیچ جمعی حساب نمی‌شود.
- همه مبلغ‌های پنل به تومانء است.
نکته: اگر عددی در «سود و زیان» برایتان عجیب است، دکمه کوچک توضیح کنار همان عدد روش محاسبه و عددهای سازنده آن را نشان می‌دهد. ببینید: معنی هر عدد در سود و زیان.
پرسش‌های رایج
پرسش: آیا باید برای هر سرویس جداگانه فاکتور بزنم؟
پاسخ: نه. هر سرویس یا تعمیری که ثبت می‌کنید خودش یک فاکتور فروش شماره‌دار می‌گیرد. فاکتور فروش جداگانه فقط برای فروش مستقیم کالا یا خدمت بدون پذیرش خودرو لازم است. ببینید: ثبت فاکتور فروش.
پرسش: سرویس‌بان حسابداری دوبل یا کدینگ حساب دارد؟
پاسخ: نه. حسابداری سرویس‌بان ساده است: فاکتور، پرداخت، هزینه، چک و گزارش سود و زیان. سند حسابداری، کدینگ حساب و ترازنامه ندارد.
پرسش: چرا درآمد امروز با پولی که در صندوق آمده یکی نیست؟
پاسخ: درآمد بر اساس تاریخ فاکتور حساب می‌شود و صندوق بر اساس تاریخ پرداخت. فروش نسیه درآمد هست ولی پولش در صندوق نیامده. پرداخت بدهی‌های قدیمی امروز در صندوق می‌آید ولی درآمد امروز نیست. ببینید: صندوق: ورودی و خروجی پول.
پرسش: خرید کالا را باید به عنوان هزینه ثبت کنم؟
پاسخ: نه. خرید کالا را با «فاکتور خرید» ثبت کنید. بهای کالا هنگام فروش از درآمد کم می‌شود. اگر خرید را هزینه هم ثبت کنید، دو بار از سودتان کم می‌شود.
پرسش: می‌توانم فاکتور را پاک کنم؟
پاسخ: فاکتور تسویه‌شده پاک نمی‌شود؛ «ابطال» می‌شود و با وضعیت «باطل» در لیست می‌ماند. فاکتور در انتظار پرداخت با «حذف فاکتور» باطل می‌شود. فاکتور سرویس با حذف خود سرویس باطل می‌شود. ببینید: ابطال و حذف فاکتور.
مرتبط
- صفحه سود و زیانصفحه «سود و زیان» درآمد، بهای کالای فروخته‌شده، هزینه‌ها و سود یک روز یا یک ماه شمسی را همراه با طلب از مشتریان، بدهی به تامین‌کنندگان، چک‌های در جریان، صندوق و سهم هر دسته هزینه نشان می‌دهد.
- صندوق: ورودی و خروجی پولکارت «صندوق» در صفحه سود و زیان نشان می‌دهد در روز یا ماه انتخابشده با هر روش پرداخت (نقدی، کارت‌خوان، کارت به کارت، چک) چقدر پول وارد و خارج شده و خالص گردش چقدر بوده است.
- لیست فاکتورهاصفحه «فاکتورها» همه فاکتورهای فروش، خرید و هزینه شعبه را با تاریخ، نوع، طرف حساب، مبلغ و وضعیت پرداخت نشان می‌دهد؛ با فیلتر نوع، ماندهدار، در انتظار پرداخت، تاریخ، مبلغ و جستجو.
- روشهای پرداخت و نسیههر پرداخت در سرویس‌بان با یکی از چهار روش نقدی، کارت‌خوان، کارت به کارت یا چک ثبت می‌شود و بخشی یا همه مبلغ میتواند نسیه بماند؛ این صفحه برگه پرداخت، روش پیشفرض، قاعده پرداخت کامل و پرداخت با دو روش را توضیح می‌دهد.
- دسترسی نقش‌ها به بخش مالیجدول ریز اینکه هر نقش آماده («مدیر شعبه»، «حسابدار»، «فروشنده»، «انباردار»، «تعمیرکار») در سود و زیان، هزینه‌ها، فاکتورها، پرداختها، چک‌ها، تامین‌کنندگان، خروجی اکسل و کیف پول چه کاری میتواند بکند.